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Normas de Serviço da Corregedoria - Seção II - Da Escrituração e Ordem do Serviço

Seção II - Da Escrituração e Ordem do Serviço


10.
Além dos comuns, a Unidade de Serviço do Registro Civil das Pessoas Naturais deverá possuir os seguintes livros:1
a) "A" de registro de nascimento;
b) "B" de registro de casamento;
c) "B Auxiliar" de registro de casamento religioso para efeitos civis;
d) "C" de registro de óbitos;
e) "C Auxiliar" de registro de natimortos;
f) "D" de registro de proclamas;
g) "E" de inscrições dos demais atos relativos ao estado civil;
h) Protocolo de Entrada; 2
i) Lavratura de Procurações, Revogações de Procurações, Renúncias e Substabelecimentos;
j) Visitas do Ministério Público.
10.1. O livro constante da letra "g" é privativo da sede da Comarca ou da Unidade de Serviço do 1º Subdistrito de cada Comarca.3
10.2. Às Unidades de Registro Civil das Pessoas Naturais fica facultada a manutenção de livro de transporte de anotações e averbações, com as respectivas remissões aos assentos, em continuidade.4

11.
Os Oficiais do Registro Civil das Pessoas Naturais adotarão, ainda, classificadores para:5
a) cópias das relações de comunicações expedidas, inclusive aquelas referentes a óbito, casamento, separação judicial, restabelecimento do casamento, divórcios, interdição, emancipação, ausência, morte presumida, quando não for utilizado pela Unidade de Serviço o livro de protocolo de correspondência postal; 6
b) petições de registro tardio;
c) arquivamento de mandados e outros documentos que devam ser cumpridos;
d) cópias de atestados de óbito;
e) arquivamento de procurações;
f) cópias de declarações de nascidos vivos, expedidas pelas maternidades ou estabelecimentos hospitalares; 7
g) declarações de nascidos fora de maternidades ou estabelecimentos hospitalares, previstas no subitem 40.1;8
h) arquivamento das segundas vias dos demonstrativos de atos gratuitos encaminhados à entidade gestora, para ressarcimento dos atos praticados, na forma instituída pela Lei Estadual nº 10.199/98;9
i) arquivamento das declarações de nascimento feitas nas maternidades para os registros de nascimento, substitutivas das manifestações de vontade constantes dos assentos de nascimento, referidas no subitem 32.2.2 deste capítulo.10
11.1. Poderão ser inutilizados, após prévia reprodução por processo de microfilmagem ou mídia digital e autorização do Juiz Corregedor Permanente, os seguintes documentos: 11
a) procurações arquivadas, desde que tenham sido lavradas por instrumento público;
b) mandados judiciais e retificações de registro que tramitam na unidade de serviço;
c) livros de registro de edital;
d) atestados e declarações de óbito recebidos para a realização dos assentos;12
e) declarações de nascidos vivos expedidas pela maternidade e de nascidos fora de estabelecimentos hospitalares; 13
f) os processos de habilitação de casamento;14
g) os documentos apresentados para o traslado de assentos de nascimentos, casamentos e óbitos de brasileiros lavrados em país estrangeiro.15
11.2. Poderão ser inutilizados, sem necessidade de reprodução por processo de microfilmagem ou mídia digital, após o prazo de 1 (um) ano e mediante prévia autorização do Juiz Corregedor Permanente:16
a) cópias das relações de comunicações expedidas, relativas a casamento, interdição, ausência, morte presumida, restabelecimento de casamento e óbito; 17
b) declarações de pobreza;
c) ofícios recebidos e expedidos, salvo aqueles relativos às comunicações feitas à Corregedoria Permanente e Corregedoria Geral da Justiça;
d) cópias de comunicações recebidas, após a prática da respectiva anotação;
e) editais de proclamas recebidos de outras Unidades de Serviços, assim como oriundos da própria serventia, após assentados em livro próprio;
f) a quarta via da declaração de óbito, prevista no item 100, alínea "d", deste capítulo, arquivada no Cartório da Corregedoria Permanente; 18
g) as cópias de recibos e contra-recibos arquivados. 19

12.
A cada um dos livros exigidos pela Lei de Registros Públicos, com exceção do Livro Protocolo de Entrada, corresponderá um índice alfabético dos assentos lavrados, pelos nomes das pessoas a quem se referirem, o qual, a critério do Oficial, poderá ser organizado pelo sistema de fichas.20
12.1. Constarão dos índices os nomes de todos os integrantes dos assentos; nos de casamentos, os nomes dos contraentes e também o nome eventualmente adotado em virtude do matrimônio.21
12.2. As Unidades de Serviços organizarão um índice para os registros de nascimentos lavrados nos termos do artigo 46 da Lei 6.015/73.22

13.
No livro Protocolo de Entrada serão registrados, pela ordem de entrada e em série anual, os processos de habilitação para casamento, as petições de abertura de assento de nascimento e de retificação sumária de registro de nascimento, e todos os pedidos relacionados a atos registrários, que não podem ser atendidos de imediato.23

14.
Da qualificação das testemunhas e pessoas que assinam a rogo deverão constar nacionalidade, idade, profissão, estado civil, residência, cédula de identidade e, se existente, inscrição no cadastro das pessoas físicas. 24

15.
O livro "E", que somente existirá na Unidade de Serviço do 1º Subdistrito da Comarca, poderá ser desdobrado, por autorização do Juiz Corregedor Permanente, em livros especiais, pela natureza dos atos que nele devam ser registrados. 25

16.
Os assentos serão escriturados seguidamente, em seqüência cronológica de declarações, tendo cada um o seu número de ordem. 26

17.
Ocorrendo omissões ou erros, respectivas adições ou emendas serão feitas antes das assinaturas, ou ainda em seguida, mas antes de outro assento, sendo a ressalva novamente assinada por todos. 27

18.
Os livros de registro serão divididos, internamente, em 3 (três) partes, lançandose na da esquerda o número de ordem, na central o assento, registro levado à publicidade, e na terceira, à direita, as notas, averbações e retificações. 28

19.
As procurações deverão ser arquivadas em pasta própria, numeradas em ordem crescente de 01 a 200, com remissão recíproca do ato ou com índice organizado, preferencialmente, por sistema de fichas. 29

20.
Deverá constar dos termos a circunstância de as partes serem representadas por procurador, declarando-se a data, o livro, a folha e a Unidade de Serviço em que a procuração foi lavrada, quando se tratar de instrumento público. 30
20.1. Somente poderão ser aceitas procurações por traslados, certidões e no original do documento particular, com firma reconhecida.

21.
Quando a testemunha não for conhecida do Oficial, apresentará documento de identidade de que, no assento, se fará menção. Se conhecida, o Oficial declarará tal circunstância sob sua responsabilidade. 31
21.1. Considera-se documento de identidade a carteira de identidade expedida pelos órgãos de identificação civil dos Estados, a Carteira Nacional de Habilitação instituída pela Lei nº 9.503/97, passaporte expedido pela autoridade competente e carteira de exercício profissional emitida pelos Órgãos criados por Lei Federal, nos termos da Lei nº 6.206/75, vedada a apresentação destes documentos replastificados. 32

22.
A testemunha do assento do registro deve satisfazer as condições exigidas pela lei civil, sendo admitido o parente, em qualquer grau, do registrando. 33

23.
Quando, por qualquer motivo, a Unidade de Serviço não puder efetuar o registro, averbação, anotação ou fornecer certidões, o Oficial deverá certificar a recusa no próprio requerimento ou dará nota explicativa para que o interessado possa, conhecendo os motivos, levá-los ao conhecimento do Juiz Corregedor Permanente. 34

24.
Nos casos de reclamação dos interessados, motivada por recusa ou retardamento de registro, averbação ou anotação, ou ainda de fornecimento de certidão, o Juiz Corregedor Permanente ouvirá o Registrador, decidindo dentro de 5 (cinco) dias. 35

25.
Nos casos de imposição de multas ao Oficial Registrador, serão elas aplicadas nos termos do artigo 47, §1º, da Lei de Registros Públicos. 36
25.1. Salvo disposição em contrário, as multas serão recolhidas pelo interessado em guias próprias, arquivadas por ordem de livro. 37

26.
Quando o Oficial entender que o registro não pode ser efetuado e o requerente não se conformar com a recusa, deverá ser suscitada dúvida, cumprindo o Oficial o disposto no artigo 198 da Lei nº 6.015, de 31 de janeiro de 1973. 38

27.
Os Oficiais do Registro fornecerão à Secretaria Municipal de Saúde a primeira via das Declarações de Nascido Vivo e de Óbito, nos casos de parto ou morte natural sem assistência médica, nos termos das Portarias 474 e 475 de 2000 do Ministério da Saúde. 39

28.
Os Oficiais de Registro Civil fornecerão mensalmente, até o dia 10 do mês subseqüente, à Fundação SEADE os dados para levantamento do número de nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos, por disquete ou informação eletrônica. 40
28.1. As Unidades de Serviço deverão encaminhar à Fundação SEADE cópia das Declarações de Nascido Vivo e dos Atestados de Óbito, até a regularização do registro perante o banco de dados da Fundação. 41
28.2. As Unidades de Serviço responsáveis pelo registro de criança indígena deverão comunicar, imediatamente, à Fundação Nacional do Índio - FUNAI - unidade de Bauru - SP, o nascimento, para o registro administrativo. 42
28.3. As Unidades de Serviço comunicarão à Circunscrição de Recrutamento Militar correspondente ao respectivo distrito os óbitos de brasileiro de sexo masculino, entre 17 e 45 anos de idade, por intermédio de relação mensal. 43
28.4. As Unidades de Serviço encaminharão mensalmente à Secretaria da Fazenda relação dos óbitos registrados na Unidade de Serviço, com os dados da existência ou não de bens deixados pelo falecido.44
28.5. Serão enviadas até o dia 15 de cada mês, ao Juiz Eleitoral da Zona em que estiver situada a Unidade de Serviço, relação dos óbitos dos cidadãos alistáveis ocorrido no mês anterior, para cancelamento das inscrições. 45
28.6. Quando o óbito for de eleitor inscrito em outra Zona Eleitoral, se conhecida, a comunicação ao respectivo Juízo será feita imediatamente após a lavratura do assento de óbito, remetendo-se a respectiva certidão. 46
28.7. Serão informados mensalmente, até o dia 10 do mês subseqüente, ao Instituto de Previdência Social os óbitos ocorridos, independentemente de idade.47
28.8. Serão remetidas mensalmente ao Ministério da Justiça cópias dos registros de casamento e de óbito de estrangeiro.48
28.9. Serão encaminhadas mensalmente ao Instituto de Identificação Ricardo Gumbleton Daunt cópias das certidões de todos os óbitos registrados, com informação do número do respectivo atestado. 49

29.
É facultativa a manutenção de pastas para o arquivamento de leis e atos oficiais municipais. 50
29.1. Será gratuita a consulta das leis e atos a qualquer interessado.

30.
Os Oficiais do Registro Civil deverão atender, obrigatoriamente, os pedidos de certidão feitos por via postal, telegráfica ou bancária, desde que satisfeitos os emolumentos devidos, sob as penas da lei. 51

Subseção I
Expediente ao Público

31.
Na Comarca da Capital, as Unidades de Serviços de Registro Civil das Pessoas Naturais funcionarão nos dias úteis, das 9:00 às 17:00 horas, sendo facultativo o expediente aos domingos, feriados e dias de paralisação das atividades forenses. 52
31.1. Nas demais Comarcas do Estado vigorará o mesmo horário previsto no item 31 ou outro que, por portaria do Juiz Corregedor Permanente, for mais consentâneo com as necessidades e costumes locais. 53
31.2. Aos sábados o horário de funcionamento será das 9:00 às 12:00 horas. 54
31.3. Nos pontos facultativos forenses de 28 de outubro e 8 de dezembro, as Unidades de Serviços funcionarão normalmente. 55

Notas:
1 Prov. CGJ 11/2001.
2 Prov. CGJ 3/91.
3 Prov. CGJ 11/2001.
4 Prov. CGJ 11/2001.
5 Provs. CGJ 11/2001 e 25/2005.
6 Prov. CGJ 25/2005.
7Prov. CGJ 7/96.
8Provs. CGJ 7/96 e 25/2005.
9Prov. CGJ 8/2000.
10Provs. CGJ 30/2003 e 25/2005.
11 Provs. CGJ 13/93, 11/2001 e 25/2005.
12 Prov. CGJ 27/99.
13 Prov. CGJ 25/2005.
14 Prov. CGJ 25/2005.
15 Prov. CGJ 25/2005.
16 Provs. CGJ 13/93, 11/2001 e 25/2005.
17 Prov. CGJ 25/2005.
18 Provs. CGJ 20/95 e 25/2005.
19 Prov. CGJ 4/2002.
20 L. 6.015/73, art. 34 e Prov. CGJ 25/2005.
21 Provs. CGJ 11/2001 e 25/2005.
22 Provs. CGJ 11/2001 e 25/2005.
23 Provs. CGJ 3/91 e 25/2005.
24 Provs. CGJ 11/2001 e 25/2005.
25 L. 6.015/73, art. 33, p.u e Prov. CGJ 11/2001.
26 L. 6.015/73, art. 35.
27 L. 6.015/73, art. 39 e Prov. CGJ 25/2005.
28 L. 6.015/73, art. 36.
29 Prov. CGJ 11/2001.
30 L. 6.015/73, art. 37 e Prov. CGJ 11/2001.
31 L. 6.015/73, art. 42, p.u.
32 Provs. CGJ 11/2001 e 25/2006.
33 L. 6.015/73, art. 42 e CC, arts. 5º e 6º.
34 Prov. CGJ 11/2001 e 25/2005.
35 L. 6.015/73, art. 47 e Prov. CGJ 11/2001.
36 L. 6.025/75, art. 2º, Provs. CGJ 11/2001 e 25/2005.
37Prov. CGJ 25/2005.
38 L. 6.015/73, art. 296.
39 Prov. CGJ 25/2005.
40 Provs. CGJ 11/2001 e 25/2005.
41 Provs. CGJ 21/2001 e 25/2005.
42 Provs. CGJ 21/2001 e 25/2005.
43 DL Fed. 9.500/46, art. 30 e Provs. CGJ 11/2001 e 25/2005.
44 Provs. CGJ 11/2001 e 25/2005.
45 L. Fed. 4.737/65, arts. 71, § 3º e 293 e Provs. CGJ 11/2001 e 25/2005.
46 Prov CGJ 25/2005.
47 L. 8.212/91, art. 68 e §§ e Prov CGJ 25/2005.
48 L. 6.815/80, art. 46 e Prov CGJ 25/2005.
49L. 10.866/01 e Prov CGJ 25/2005.
50 Provs. CGJ 33/99.
51 L. 6.015/73, art. 47, §§ 1º e 2º.
52 Prov. CGJ 11/2001,
53 Provs. CGJ 11/2001 e 25/2005.
54 Prov. CGJ 11/2001.
55 Port. CGJ 77/2000 e Prov. CGJ 11/2001.

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