Como conciliar gestão de Recursos Humanos com equilíbrio financeiro, de forma que este bipé estabeleça a saúde de um cartório? Esses temas foram abordados em palestra realizada na Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo (Arpen/SP), na quarta-feira (09.05). Os palestrantes foram Gilberto Cavicchioli, professor da Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM) e consultor em gestão de cartórios, e por Talita Caldas, pesquisadora, consultora e especialista em treinamento gerencial de cartórios.



Cavicchiolli iniciou sua apresentação ilustrando aos oficiais presentes a importância de se trabalhar pensando nos 7 Ps do marketing de serviços (produto, preço, praça, promoção, pessoas, evidências físicas e processos), no entanto, o professor destacou dois itens que vê como essencial: pessoas e processos. "O foco deve ser sempre a melhoria no clima organizacional dentro dos cartórios, melhoria na comunicação e engajamento dos funcionários, porque isso vai impactar no atendimento ao cidadão", disse. Ele lembrou que o cliente de hoje quer agilidade, uma boa logística e odeia enfrentar filas, então dinamizar o atendimento ajudará na satisfação deste novo perfil de usuário. "O usuário sempre será o foco do negócio, mas sem nunca esquecer do processo interno", afirmou.

Foi destacado que o gestor precisa observar o tipo de colaborador que tem, e baseado nisso estipular a melhor forma de coordenar. Resumidamente, existem os seguintes perfis:
- Incapaz e indisposto;
- Incapaz, mas disposto;
- Capaz, mas indisposto;
- Capaz e disposto.

Essa parte do curso foi concluída com destaque para a necessidade da criação de um projeto de compliance, para que o usuário se sinta num ambiente que passe credibilidade.

Talita Caldas focou sua apresentação nas finanças de um cartório, e em como gerir os recursos de maneira mais otimizada o possível. "Vocês são aprovados em um concurso extremamente concorrido, assumem uma serventia, mas grande parte dos ingressos não tem noção de gestão financeira, o que pode dificultar as coisas", disse. Para exemplificar sua fala, a consultora mostrou que, em sua pesquisa, foi detectado que 74% tem dificuldade em analisar resultado, e que excluindo o setor financeiro, o monitoramento nos demais departamentos é feito de maneira informal.


De acordo com Talita, uma das principais iniciativas que podem ser tomadas para aprimorar o processo de gestão é melhorar a comunicação interna, para que todas as divisões do cartório trabalhem com a mesma sinergia. "Antes de olhar para o financeiro, é preciso reduzir o ruído de comunicação dentro do cartório, para que assim, todos dentro da serventia se sintam parte da equipe, melhorando assim os indicadores do cartório", disse.

Por fim, foi explicado que para ter um bom resultado financeiro, que é algo tangível, é preciso ajustar outros itens, que foram apresentados pelos Indicadores Balanceados de Desempenho (também conhecido como Balanced Scorecard), que servem como base para a estruturação do cartório em quatro etapas:

Finanças (para ter um bom resultado financeiro tangíveis, é preciso que os outros três sejam bem feitos);
Clientes;
Processos internos;
Pessoas e Sistemas.