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Capítulo XIV - Seção VI - Das Cópias e das Autenticações

Seção VI - Das Cópias e das Autenticações

 

49. Os traslados e certidões dos atos notariais serão fornecidos no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis contados da lavratura ou do pedido, necessariamente subscritos pelo tabelião ou seu substituto legal e rubricadas todas as folhas.
49.1. É obrigatória a utilização de papel de segurança para as certidões e traslados de atos notariais. 101
a) o papel será dotado de elementos e características técnicas de segurança;
b) a distribuição e a fabricação do papel de segurança serão contratadas pelo Colégio Notarial do Brasil - Seção de São Paulo e pela Associação dos Registradores das Pessoas Naturais, separada ou conjuntamente, que deverão escolher empresas especializadas, que preencham os requisitos de segurança e idoneidade;
c) a escolha da empresa fornecedora e dos modelos a serem adotados será submetida à homologação desta Corregedoria Geral da Justiça, quando será procedida a verificação de atendimento dos requisitos acima propostos;
d) o Colégio Notarial do Brasil - Seção de São Paulo e a Associação dos Registradores das Pessoas Naturais fornecerão ao fabricante o cadastro de todos os Tabeliães de Notas e Oficiais de Registro Civil e dos responsáveis pelo expediente de unidades vagas, o qual será mantido atualizado;
e) a aquisição do papel de segurança será sempre feita exclusiva e diretamente junto ao fornecedor;
f) em cada uma das unidades de serviço extrajudicial será mantido classificador próprio para arquivamento de todos os documentos referentes à requisição e ao recebimento do papel de segurança, do qual constará o número de folhas recebidas, utilizadas e o estoque existente;
g) é vedado o repasse de folhas de papel de segurança de uma unidade extrajudicial para outra;
h) os Tabeliães de Notas e os Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais e os responsáveis pelo expediente de unidades vagas velarão pela guarda das folhas de papel de segurança em local seguro;
i) o fabricante deverá fornecer mensalmente à Corregedoria Geral da Justiça relação com os dados relativos às aquisições feitas pelas Serventias para inserção no banco de dados da Corregedoria Geral da Justiça, em disquete ou impresso, que ficarão arquivados;
j) as Serventias serão identificadas na numeração lançada no papel de segurança. Parte desta deverá conter o mesmo número atribuído às Serventias pela Corregedoria Geral da Justiça no cadastro de que dispõe;
l) o extravio ou subtração do papel de segurança será imediatamente comunicado à Corregedoria Permanente a qual se incumbirá de informar à Corregedoria Geral da Justiça com a numeração respectiva, para fins de publicação na imprensa oficial;
m) cada Tabelião e Oficial delegado ou designado comunicará obrigatoriamente ao final de cada bimestre às Corregedorias Permanente e Geral da Justiça a quantidade e a numeração de papéis de segurança danificados.

50. É vedado, sob pena de responsabilidade administrativa, civil e criminal, a extração de traslados e certidões de atos ou termos incompletos, a não ser por ordem judicial.

51. Os traslados e certidões serão expedidos sob a forma datilográfica, facultando-se a reprodução reprográfica ou pelo sistema fideicópia. Reprografia: processo de reprodução que recorre à técnica da fotocópia, xerocópia, eletrocópia, termocópia, microfilmagem, computação eletrônica, heliografia, eletrostática, etc.
51.1. Pelo sistema reprográfico ou equivalente poderão, ainda, extrair cópias de documentos públicos ou particulares. 102
51.2. A duplicação de documentos far-se-á pelos métodos hoje à disposição dos Srs. Tabeliães e das partes, vedado o uso da pública-forma. Não serão autenticadas cópias de outras cópias, ainda que estas estejam autenticadas. 103 Pública-forma é a cópia integral e fiel de documento avulso que, para esse fim, o interessado apresenta ao tabelião.
51.3. Nas reprografias de documentos, públicos ou particulares, autenticadas ou não, cujo processo de reprodução utilize recurso tecnológico de alta definição e gerador de cópias coloridas, deverá o tabelião, necessariamente, apor o termo "CÓPIA COLORIDA", através de carimbo apropriado (chancela manual) e proporcional à dimensão do documento a ser extraído, tornando legível a expressão que ficará centralizada no anverso da cópia. 104

52. Compete, exclusivamente, ao tabelião, oficial maior e escrevente autorizado, a autenticação das chancelas mecânicas registradas na serventia e a autenticação das cópias de documentos particulares e certidões de traslados de instrumentos do foro judicial, extraídos pelo sistema reprográfico, desde que apresentados os originais. 105
52.1. O registro da chancela mecânica observará os seguintes requisitos:
a) preenchimento da ficha-padrão destinada ao reconhecimento de firma (itens 59, 65 e 66 da Seção VII deste Capítulo);
b) arquivamento na serventia do fac-símile da chancela;
c) declaração do dimensionamento do clichê; e
d) descrição pormenorizada de chancela, com especificação das características gerais e particulares do fundo artístico.106
52.2. O uso da chancela mecânica nos itens de autenticação das cópias de documentos particulares e certidões ou traslados de instrumentos do foro judicial, extraídos pelo sistema reprográfico, observará os requisitos contidos nos itens 69 a 71, da Seção VII deste Capítulo.
52.3. As cópias reprográficas autenticadas por autoridade administrativa, em razão de seu ofício, e do foro judicial independem de autenticação notarial, uma vez que constituem documentos originários.107

53. Os tabeliães, ao autenticarem cópias reprográficas, não deverão restringir-se à mera conferência dos textos ou ao aspecto morfológico da escrita, mas verificar, com cautela, se o documento copiado contém rasuras, supressão de palavras ou linhas, ou ainda quaisquer outros sinais suspeitos indicativos de possíveis fraudes.108

54. Não será extraída, autenticada ou utilizada para a prática de nenhum ato notarial reprodução reprográfica de outra reprodução reprográfica, autenticada ou não, de documento público ou particular. 109
54.1. Não se sujeitam a esta restrição a cópia ou o conjunto de cópias reprográficas que, emanadas e autenticadas de autoridade ou repartição pública, constituam documento originário, tais como cartas de ordem, de sentença, de arrematação, de adjudicação, formais de partilha, certidões positivas de registros públicos e de protestos, certidões da Junta Comercial e post gramas. 110
54.2. Quando a reprodução reprográfica for extraída por cartório de notas ou ofício de justiça, do instrumento de autenticação deverá constar a circunstância (modelo padronizado).

54-A. É vedado às serventias autenticar documentos já autenticados pelo Juízos e Tribunais. 111
54-A.1. A autenticação terá validade perante todas as repartições públicas que não poderão recusá-la ou exigir autenticação pelas serventias de justiça extrajudiciais. 112

55. Nos documentos em que houver mais de uma reprodução, a cada uma corresponderá um instrumento de autenticação.
55.1. Sempre que possível, o instrumento de autenticação constará do anverso da cópia. Quando tenha de constar do verso, inutilizar-se-ão os espaços remanescentes através de carimbo apropriado (modelo padronizado).
55.2. De todo instrumento de autenticação, constará necessariamente o carimbo individualizado do escrevente que o firmou.

56. Só serão autenticadas cópias reprográficas extraídas por terceiros, que estejam assinadas pelo autor identificado da reprodução e mediante exibição do original (modelo padronizado).

57. Deverá o tabelião, na extração e autenticação de cópias reprográficas de documentos de reduzido tamanho, inutilizar os espaços em branco, cortando e reduzindo a reprodução, de acordo com as dimensões do documento, de modo que ali caibam somente a reprodução e a autenticação.

58. São consideradas válidas as cópias dos atos notariais escriturados nos livros do serviço consular brasileiro, produzidas por máquinas fotocopiadoras, quando autenticadas por assinatura original de autoridade consular brasileira. 113

Notas:
101 Prov. CGJ 37/2005.
102 Prov. CGJ 2/91.
103 Prov. CGJ 2/91.
104 Prov. CGJ 7/94.
105 Prov. CGJ 32/8l.
106 Prov. CGJ 32/81.
107 Provs. CGJ 32/81 e 8/2003.
108 Provs. CGJ 8/2003 e 14/2003.
109 Prov. CGJ 2/91.
110 Prov. CGJ 18/89.
111 Provs. CSM 504 e CGJ 12/94.
112 Provs. CSM 504 e CGJ 12/94.
113 D. 84.451/80, art. 1º.

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