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19 de Dezembro de 2012

Provimento CG nº 42/2012 - Dispõe sobre a implantação do Serviço de Registro Eletrônico de Imóveis no Estado de São Paulo e operação da Central de Serviços Eletrônico

DICOGE
Processo nº 2012/131428 - DICOGE 1.2 - CAPITAL - CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA DE SÃO PAULO
Parecer nº 496 /2012-E

Serviço de Registro Eletrônico de Imóveis - SREI - Central de Serviços Eletrônicos Compartilhados dos Registrados de Imóveis de São Paulo - Central Registradores de Imóveis - proposta da Associação dos Registradores Imobiliários do Estado de São Paulo - ARISP - parecer propondo implantação com minuta de provimento para alteração das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça.
Excelentíssimo Senhor Corregedor Geral da Justiça:
A ARISP - ASSOCIAÇÃO DOS REGISTRADORES IMOBILIÁRIOS DO ESTADO DE SÃO PAULO ofereceu proposta de alterações das normas de serviço para aperfeiçoamento dos serviços de registro de imóveis de Estado de São Paulo. A proposta, em grande parte, diz respeito ao registro eletrônico de imóveis. As demais propostas dizem respeito aos traslados notariais eletrônicos, à normatização das atividades registrarias referentes à alienação fiduciária de imóveis, à gratuidade, emolumentos pelo processo de retificação administrativa de registro e à padronização do horário de funcionamento do serviço.
Parece-nos conveniente o desmembramento da proposta, de modo que sejam tratados neste momento apenas os pontos referentes ao registro eletrônico.
Propõe-se a implantação do Serviço de Registro Eletrônico de Imóveis - SREI por meio da Central de Serviços Eletrônicos Compartilhados dos Registradores de Imóveis, sob a denominação de Central Registradores de Imóveis, um sistema informatizado a compreender os seguintes serviços, alguns dos quais já em operação, implantados por normas administrativos anteriores:
I - Ofício Eletrônico;
II - Penhora Eletrônica de Imóveis (Penhora Online);
III - Certidão Digital;
IV - Matrícula Online;
V - Pesquisa Eletrônica;
VI - Protocolo Eletrônico de Títulos (e-Protocolo);
VII - Repositório Confiável de Documento Eletrônico (RCDE);
VIII - Acompanhamento Registral Online;
IX - Monitor Registral;
X - Correição Online;
XI - Cadastro de Regularização Fundiária Urbana.
A implantação do registro eletrônico de imóveis decorre, essencialmente, do comando posto pela Lei 11.977/2009 que, em seu artigo 38, estabeleceu:
"Art. 38. Os documentos eletrônicos apresentados aos serviços de registros públicos ou por eles expedidos deverão atender aos requisitos da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil e à arquitetura e-PING (Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico), conforme regulamento."
"Parágrafo único. Os serviços de registros públicos disponibilizarão serviços de recepção de títulos e de fornecimento de informações e certidões em meio eletrônico."

A Lei 11.977/2009, também conhecida como Programa Minha Casa Minha Vida, estabeleceu prazo de cinco anos para a disponibilização desses serviços eletrônicos, prazo que se encerra em agosto de 2014. Considerando que a migração de serviços tradicionalmente feitos em papel para aqueles feitos em meio eletrônico é tarefa de gigantescas proporções, notadamente porque envolve não só os próprios registradores de imóveis, mas todo o universo de seus usuários ou solicitantes, não há tempo a perder. A regulamentação das centrais de serviços eletrônicos, a aproximadamente um ano e meio do término do prazo legal, não é prematura porque muitas são as adaptações a serem feitas por parte dos registradores de imóveis do estado, de tão forma que os serviços eletrônicos estejam plenamente disponíveis em agosto de 2014.
A prestação de serviços eletrônicos é tarefa que vai muito além da mera incorporação de equipamentos de informática ou da utilização da internet para os serviços registrais. É necessário migrar para os meios eletrônicos mecanismos de certeza quanto à integridade, autenticidade, origem e validade dos documentos. Os documentos, por sua vez, necessitam de padronização, de modo que possam trafegar por variados sistemas informatizados.
O papel nos é absolutamente familiar, empregado que é na documentação há séculos. Conhecemos bastante bem sua durabilidade e a possibilidade que oferece, mesmo que parcialmente deteriorado, de suportar seu conteúdo por dezenas ou até centenas de anos. Quando se consideram os documentos eletrônicos, poucos de nós devem ter escapado de perder documentos pessoais, seja porque o meio em que gravados degradou (disquetes, CDs, DVDs), seja porque a forma de codificação deixou de ser utilizada e não mais dispomos dos programas capazes de lê-los.
Naturalmente, quando se trata de documentos públicos, é imperativo que apresentem condições de longa duração. Muitas gerações de documentos eletrônicos já se perderam para que tenhamos hoje soluções tecnológicas que garantam a perenidade dos documentos digitais. Basicamente, essa garantia de durabilidade se apoia em dois pontos: a escolha de formatos de documentos não proprietários, e que assim não fiquem sujeitos a licenças de uso e licenças para desenvolvimento de softwares de leitura e edição desses formatos, e que o formato de documento tenha garantia quanto ao desenvolvimento de atualizações que mantenham compatibilidade com as versões anteriores. No caso do PDF/A, o consórcio de desenvolvedores, aqueles com poder para definir os novos padrões para toda a indústria da informação, assumiu o compromisso de garantir a geração livre de novas versões dos decodificadores, e de manter plena compatibilidade de seus produtos com aqueles formatos de documento.
O PDF/A é hoje um dos formatos de arquivo que atendem a demanda por longevidade. Trata-se de uma versão do PDF (Portable Document Format) livre de certas funcionalidades com o objetivo específico de permitir que ele possa ser decodificado e editado em múltiplas plataformas, com a garantia de que não virá a ser submetido a licenças de uso. Também garante sua conveniência o fato de ser um formato extremamente difundido, de modo que existe uma enormidade de aplicações aptas a decodifica-los e, em última análise, que permitem lê-los.
Pelos termos da Lei 11.977/2009, fica claro que a prestação de serviços eletrônicos de imóveis significa que o serviço precisa ser eletrônico sob a perspectiva do usuário. Ou seja, não há necessidade, desde já, que o registro em si, ou os atos notariais, sejam escrituradas em formato eletrônico. Os livros, portanto, conservarão sua forma de escrituração em papel por algum tempo. A instituição do livro de registro ou de notas eletrônico é tarefa a ser cuidada em uma próxima etapa. De qualquer forma, mesmo com a integral virtualização da atividade notarial e registral, conviveremos com o acervo do quando já escriturado em papel, o chamado legado em termos arquivísticos, diante da constatação das autoridades na gestão de documentos de que a conversão maciça de acervos é tarefa caríssima, demorada e que requer serviços altamente especializados. Muitas vezes, o trabalho é quase artesanal. A diversidade de formatos e condições de conservação dos documentos em papel faz necessária sua preparação para digitalização (desdobrar páginas, reparar partes rasgadas, retirar grampos, clipes, higienizar o papel, desautuar ou desencadernar etc).
Qualquer documento comporta exame sob dois aspectos: suporte e conteúdo. Nos documentos tradicionais, o suporte é o papel, e o conteúdo, tudo aquilo que nele foi escrito.
Na era da informação, tornaram-se comuns as expressões documento eletrônico e documento digital. Convém saber do que se trata. Via de regra, o que temos hoje são documentos digitais armazenados em meios eletrônicos, e que por isso, passam a ser chamados de documentos eletrônicos. Documentos digitais são aqueles que usam como linguagem o código binário, com dois únicos caracteres: 0 e 1.
Dispomos de uma larga variedade de caracteres criados ao longo da história: o alfabeto latino, o grego, o cirílico, o rúnico, os ideogramas japoneses e chineses, os hieróglifos etc. Nada impede, também, que se usem sequencias numéricas. A utilização do código binário deve-se ao fato de ser ele o plenamente adequado a ser operado em equipamentos eletrônicos, na medida em que os seus circuitos só admitem dois estados: ligado ou desligado. Com "zeros" e "uns", portanto, está sendo documentado todo o conhecimento humano, seja em textos, seja em fotografias, seja em filmes, seja em música.
Ser digital não significa ser eletrônico. Nada impede que uma mensagem seja escrita em código binário usando-se papel e lápis. E nem precisamos ir tão longe. O armazenamento em discos óticos, tão triviais, não é armazenamento em meio eletrônico:
não há circuito ou corrente elétrica em CDs, DVDs ou BDs. Todavia, a recuperação da informação (leitura) depende, ai sim, de equipamentos eletrônicos. E a Era da Informação está baseada exatamente neles, nos aparatos eletrônicos. É a larga disponibilidade de equipamentos eletrônicos de toda espécie, e exemplos não precisam ser dados, que move todo o processo de migração de nosso conhecimento para o formato binário ou digital. É a possibilidade de substituir tarefas mecânicas humanas por tarefas automáticas, com mais velocidade e precisão, que nos leva usar a linguagem que as máquinas compreendem.
O uso de documentos digitais, seu processamento em modernos computadores e a transmissão de dados em alta velocidade, mercê das telecomunicações, possibilita a prestação de serviços de forma mais abrangente, rápida, e precisa. Os meios convencionais são incapazes de atender as demandas da vida moderna.
Descrevo, brevemente, as funcionalidades de cada serviço integrante da Central Registradores de Imóveis.
O Ofício Eletrônico, dentre os serviços previstos para a Central Registradores de Imóveis, é um dos que já se encontram em funcionamento, e que tem por objetivo viabilizar a emissão de certidões digitais ao Poder Público, por meio do intercâmbio de solicitações feitas eletronicamente entre as entidades solicitantes e os registradores de imóveis. O Ofício Eletrônico pode ser conhecido no endereço www.oficioeletronico.com.br. Funciona desde 10.5.2005 e por ele já foram atendidas (até este instante) 139.461.438 (centro e trinta e nove milhões, quatrocentos e sessenta e um mil, quatrocentos e trinta e oito) solicitações. O "contador" disponível no site do serviço, atualizado continuamente, também exibe uma tabela de conversões donde se pode extrair que foram economizados em papel, impressão e postagem, mais de R$ 1.176.000.000,00 (um bilhão, cento e setenta e seis milhões de reais).
O segundo serviço eletrônico, que também está em pleno funcionamento, e com resultados confirmados, é a Penhora Eletrônica de Imóveis, ou Penhora Online, pelo qual ordens de penhora, emanadas de diferentes órgãos judiciários, não só da Justiça Estadual, mas também da Justiça do Trabalho e Justiça Federal, são emitidas eletronicamente, após identificação da autoridade solicitante, por meio de seu certificado digital, no portal https://www.oficioeletronico.com.br/PenhoraOnline/. Trata-se de serviço implantado pelo Provimento da Corregedoria Geral da Justiça n. 6/2009, de 8.4.2009.
A CERTIDÃO DIGITAL é apresentada no endereço http://www.arisp.com.br/PedidosCertidao/ como "a modalidade de certidão de matrícula do imóvel ou do registro de pacto antenupcial expedida no formato eletrônico, por meio de software, aplicativo e ferramentas desenvolvidas especialmente para essa finalidade. A Certidão Digital tem a mesma validade jurídica de uma certidão tradicional em papel e faz prova em juízo ou fora dele. A expedição da Certidão Digital está respaldada nas seguintes normas: Medida Provisória nº 2.200/02, perenizada pela EC 32, bem como na Lei nº 11.419/06, que possibilitam a transferência de comunicação oficial dos atos processuais por meios eletrônicos, atendidos os requisitos de autenticidade, integridade, validade jurídica e interoperabilidade da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil; Lei nº 11.419 de 19/12/2006; Provimento CG nº 32 de 11/12/2007, da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo. (Publicação no DOE de 13/12/2007, p. 6 e 7); Provimento Conjunto nº 01 de 28/04/2008, das 1ª e 2ª Varas de Registros Públicos de São Paulo. (Publicação no DOE de 08/05/2008, p. 1).
Tal serviço permite que o solicitante faça uso da internet e faça a solicitação e receba certidão imobiliária mediante download da versão eletrônica do documento, assinada com certificado digital, e com a mesma validade que a certidão convencional.
Ainda mais relevante é o fato de que os pedidos são atendidos em, no máximo, duas horas.
A MATRÍCULA ONLINE é outro serviço já operante no portal www.arisp.com.br que permite ao usuário a visualização (apenas) da matrícula do imóvel, útil para os casos em que se quer confirmar o interesse na certidão, ou em que ela não é necessária, pelo custo de 30% do valor da certidão. Esse serviço amplia sobremaneira o acesso à informação, tão necessário para confirmação da essencialidade da atividade registral.
PESQUISA ELETRÔNICA é serviço de busca de ocorrências registrárias a partir de número de CPF ou CNPJ, e funciona como submódulo do Ofício Eletrônico, da Penhora Online e que também é disponível para usuários particulares.
O PROTOCOLO ELETRÔNICO DE TÍTULOS (e-Protocolo) é, certamente, a maior inovação contida na proposta aqui analisada. Trata-se de um módulo da Central Registradores de Imóveis que completará a desmaterialização dos procedimentos relativos à apresentação de títulos nas serventias registrais, e seu lançamento no Livro 1-Protocolo (prenotação) ou no Livro de Recepção de Títulos (apenas exame e cálculo). Esse serviço decorre da necessidade de criação de uma forma segura de acolhimento de títulos produzidos em formato eletrônico, como um traslado eletrônico de escritura notarial ou uma versão eletrônica de contrato particular com força de escritura pública. Fácil notar que não seria possível a simples utilização do vulgar correio eletrônico (e-mail), pela sua vulnerabilidade, e nem criar-se uma porta para a burla da ordem de precedência do protocolo. No lugar de se fazer simples remessa de um título eletrônico à central do registro de imóveis, o apresentante acessa um ambiente virtual seguro que opera dentro da infraestrutura da Central, e ali faz o ato correspondente à apresentação do título. Garante-se, assim, a inviolabilidade do documento, a verificação de sua origem, e a obediência à fila do protocolo.
O REPOSITÓRIO CONFIÁVEL DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS (RCDE) é um submódulo do e-Protocolo e se apresenta como um ambiente, igualmente seguro, de armazenamento de todo e qualquer documento eletrônico que dê suporte ao título submetido a protocolo.
Tanto o apresentante do título, quando o registrador destinatário, acorrerão a esse mesmo ambiente seguro. Um deposita ali o título e os documentos que lhe dão suporte, o outro, encontra e baixa (download) esse conteúdo para a prática dos atos que lhe são próprios. Neste mesmo ambiente será encontrado o título eletrônico devolvido com exigência, ou cumprido, com a respectiva certidão de registro ou de averbação. Com esta solução, a Central Registradores de Imóveis oferece solução que garante segurança e conveniência ao tráfego de títulos e documentos acessórios, sem o que a razão máxima da existência do próprio registro - segurança jurídica - estaria comprometida.
O ACOMPANHAMENTO REGISTRAL ONLINE complementa o e-Protocolo. É serviço pelo qual o solicitante, gratuitamente, se mantém informado sobre as etapas percorridas pelo título ou documentos que apresentou. Para isso, utiliza-se do número do protocolo ou senha que lhe tenha sido fornecida no momento da apresentação do título. Além da busca voluntária por tais informações, o interessado poderá ser informado por e-mail ou SMS (mensagem de texto em telefone celular), se assim desejar, sempre que houver avanço nos passos da tramitação do título.
O MONITOR REGISTRAL, que também será identificado como CERTIDÃO PERMANENTE DA MATRÍCULA, é serviço que se presta a manter o interessado informado sobre qualquer alteração (registro ou averbação) sofrida pela matrícula que houver indicado, a partir de solicitação feita por meio da Central Registradores de Imóveis. Este serviço supre o fato, inexorável, de que qualquer certidão imobiliária torna-se desatualizada no instante seguinte àquele em que foi produzida. O Monitor Registral representará serviço de grande valia na medida em que cobrir, com informações atualizadas, os interregnos naturais à realização dos negócios. O usuário poderá obter a informação, de forma ativa, mediante consulta, quando quiser, ou de forma passiva, recebendo a informação disparada pela Central Registradores de Imóveis, por e-mail ou sms, ou por troca automática de dados entre o sistema da Arisp e sistemas de usuários corporativos (WebService).
É prevista a possibilidade de um retardo (delay) na atualização da informação de, no máximo, 48 horas, tempo que poderá decorrer entre a prática do ato registral e sua comunicação, pelo registrador, a Central Registradores de Imóveis.
CORREIÇÃO ONLINE é sistema de acompanhamento contínuo do cumprimento de prazos na tramitação dos títulos submetidos ao Oficial para a prática de atos de registro ou averbação, acessível a Corregedoria Geral da Justiça e aos Corregedores Permanentes, por meio da geração de relatórios. O controle de prazos, por intermédio da Central Registradores de Imóveis, permite a autorregulação da atividade, de modo que os órgãos disciplinares atuem por exceção, e mais se ocupem das atividades de orientação e inovação.
DIGITALIZAÇÃO
Muito cuidado há de ser tomado com a mudança de meio de armazenamento, processo no qual estão praticamente todas as atividades mergulhadas atualmente. Existem estratégias de organização e segurança que, de tão familiares, podem escaparnos quando passamos a armazenar informação em meios eletrônicos.
Devemos considerar as seguintes classes de documentos: convencionais não digitais (papel) e natidigitais, ou seja, aqueles cujo original foi produzido em formato digital. São duas classes de documentos originais que, assim, distinguem-se de uma multiplicidade de formas de cópias. As serventias arquivam documentos das duas classes, alguns obrigatoriamente em sua versão original, e outros sem esta obrigatoriedade. A reprodução do original, via de regra, gera uma cópia sem o valor que
ostenta o original. A autenticação gera uma cópia autenticada, mas não um novo original. A cópia autenticada serve apenas para determinadas finalidades, mas não para outras. O microfilme, produzido em conformidade com a Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, do Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria nº 12, de 8 de junho de 2009, da Secretaria Nacional de Justiça, do Ministério da Justiça, é uma reprodução, mas tem valor de original, porque assim estabelece seu regramento. A digitalização, assim como a reprografia (xerox), gera uma cópia simples, mas que, naturalmente, pode vir a ser autenticada.
O que deve ter em mente o registrador é que um documento deve ser produzido e guardado de tal maneira que seja possível verificar-lhe a integridade, a autenticidade, e por fim, a validade do que contém. Em última análise, um documento deve ser avaliado pela sua potencial utilidade como meio de prova em juízo, instância em que esses requisitos serão reconhecidos ou negados em caráter definitivo.
Verificar autenticidade significa confirmar autoria, saber se o autor do documento é, efetivamente, aquele que nele está indicado. Verifica-se a autenticidade, nos documentos convencionais, pela análise da firma ou sinal (assinatura). Verificar integridade significa buscar a certeza de que não houve adulteração do documento depois de produzido. A verificação da validade relaciona-se com a observância de aspectos formais e aspectos intrínsecos, de tal modo que se constate se o documento é apto a servir como prova daquilo que contém.
Embora tentadora a perspectiva de se limparem arquivos em papel mediante digitalização em massa, tal não é possível quando é obrigatória a guarda do original.
Para fins de substituição, o documento decorrente da digitalização, comumente chamado de documento digitalizado, deve ter sido produzido com atenção a alguns requisitos:
1) o processo de digitalização, que é a captura de sua imagem por meios eletrônicos, deve partir obrigatoriamente do original;
2) o arquivo resultante da digitalização deve ser assinado eletronicamente pelo Registrador, seu substituto ou preposto, com certificado digital, em conformidade com os padrões da ICP-Brasil, certificado este que permite a verificação de sua autenticidade e integridade;
3) o mesmo arquivo deve receber um segundo certificado digital chamado de Carimbo de Tempo (time stamp), em conformidade com as normas da ICP-Brasil, certificado este que corresponde ao lançamento da data de maneira indelével, e portanto, irretorquível.
Embora o certificado (assinatura) digital dê certeza quanto à integridade e autoria, ele não dá certeza quanto ao momento em que foi produzido. Essa certeza é alcançada com o carimbo de tempo. Esses dois tipos de certificados partem do mesmo conceito de estabelecimento de certeza: o emprego de encriptação com pares de chaves. Mas o segundo insere no elemento de verificação (hash) informações sobre data e hora extraídas de uma fonte fidedigna, como o Observatório Nacional, por exemplo.
Não é quem produz o documento que estabelece a datação, mas sim a entidade certificadora.
Os documentos em papel trazem uma série de elementos que nos permitem certezas quanto à sua produção e conteúdo. O papel guarda vestígios da tinta, dos equipamentos usados para escrita ou impressão, da pressão e dinâmica das assinaturas, do passar do tempo. As adulterações deixam marcas, grosseiras ou sutis, constatáveis por peritos. Os certificados digitais são uma solução engenhosa que nos possibilita dar aos documentos binários algumas das certezas oferecidas pelo papel. Ignorar tais cautelas significaria privar o usuário do serviço de meio idôneo de prova e, em última análise, subtrair toda a segurança da atividade.
CERTIFICADO DE ATRIBUTO
O certificado de atributo, conforme definido pelo ITI - Instituto Nacional de Tecnologia da Informação é "um conjunto de informações ou estrutura de dados de segurança e identificação, constantes em campos de um certificado digital, ou anexadas a um outro certificado e assinados com a chave pública da autoridade que o emitiu. Esse certificado traz informações sobre seu titular, como cargo, função, profissão etc."
Como parte do certificado digital, ou como um certificado sobreposto, o certificado de atributo associa ao documento informações o titular do certificado. Em boa parte dos casos, não é o nome de quem assina o mais relevante, mas sim o cargo que ocupa. O certificado de atributo é ferramenta útil para identificar que quem assina é titular da delegação, seu substituto ou preposto. Caso um preposto deixe de ter autorização para assinar determinados documentos, não se faz necessário revogar seu certificado digital, mas apenas revogar o certificado de atributo.
Não existem, até o momento, entidades credenciadas junto à ICP-Brasil para emitir esse tipo de certificado. Todavia, a omissão ficará suprida com o Assinador Digital Registral Arisp, distribuído gratuitamente mediante download a partir do site da entidade. Considerando o enorme tráfego de documentos eletrônicos que passará a existir, a utilização dessa ferramenta deve ser tornada obrigatória, como forma de facilitar a verificação da validade, e assim proporcionar maior segurança à atividade registral.
Cabe mencionar, porque também se trata de outra ferramenta desenvolvida pela Arisp e colocada à disposição de qualquer registrador, sem ônus, a Certidão Express. Trata-se de sistema que permite a inclusão digital do Registros de Imóveis com menor ou nenhum grau de informatização porque transforma qualquer formato de documento em PDF/A com metadados no padrão Dublin Core e, associado ao Assinador, permite a inserção do certificado digital.
GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
Diz-se que produzimos atualmente, a cada 15 minutos, volume igual ao de toda a informação acumulada ao longo da história da humanidade. Isto impõe cuidados com a forma de produzir, transmitir e guardar documentos. Sem organização, com documentos acumulados aos milhares, milhões ou bilhões, não os recuperaremos, o que corresponderá a não tê-los.
A regulamentação que ora se propõe estabelece, basicamente, que os documentos eletrônicos devem obedecer a padrões de formato, tamanho, autenticação, catalogação, armazenamento e meios de recuperação.
O formato PDF/A, enormemente difundido, é reconhecido por vasta variedade de softwares, pode ser operado em diferentes plataformas e se beneficia do compromisso do WC3 - World Wide Web Consortium1, de preservar-lhe a compatibilidade.
No entanto, o PDF/A é um padrão de imagem, e em razão disso, traz algumas limitações para a edição e reconhecimento.
Como melhor alternativa para a geração e gestão de documentos, temos a linguagem XML (eXtended Markup Language).
O XML permite estruturar a informação de tal modo que partes ou a totalidade de seu conteúdo sejam automaticamente identificáveis e utilizáveis, e com isto, permite que ferramentas de busca trabalhem de modo muito eficaz e rápido, e que se possa classificar esse documento, reproduzir elementos de seu conteúdo em outro documento, enviá-lo a quem deva analisá-lo, tudo com a substituição de tarefas humanas mecânicas e repetitivas. Além disso, o Documento de Referência e-Ping/Versão 2012, em seu item 3.6.1.2. preconiza adoção do XML "como padrão primário de intercâmbio de dados para todos os sistema do setor público."
Também é imperativa a associação de metadados aos documentos, ou seja, aplicação de um conjunto de palavras-chave que facilitem sua recuperação. Naturalmente, a aplicação de metadados também deve observar padrões e as normas de governo eletrônico brasileiro recomendam a utilização do padrão DC - Dublin Core2, o que traz consigo o compartilhamento de terminologia, interoperabilidade semântica e, interoperabilidade sintática.
O acervo de documentos digitais de cada cartório também precisa de um padrão de organização e de meios de busca. Basta considerar que o método de organização da informação não pode ser de conhecimento de uns poucos, o que comprometeria o funcionamento da unidade em caso de sucessão do registrador. O acervo é público, como se sabe, e deverá ser plenamente operável por quem venha a recebê-lo ao assumir delegação. Para tanto, torna-se obrigatório o emprego de sistemas GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Quanto ao requisito da segurança informação, diz-se que arquivo em versão única é arquivo nenhum!
Arquivos convencionais em papel, eventualmente, podem ser recuperados, pelo menos parcialmente, mesmo depois de inundações, incêndios, desabamentos e outras catástrofes. Documentos digitais são muito mais sensíveis. Certas falhas podem levar a perdas completas e definitivas. São várias as soluções hoje disponíveis para fazer frente a tais possibilidades, algumas delas bastante acessíveis, mesmo sendo extremamente sofisticadas. Basicamente, deve ser considerada a geração de backups e de cópias de segurança. O backup é uma versão do acervo destinada à reconstrução da base de dados e que permite rápidas atualizações a partir do mapeamento preciso de quais partes do acervo foram modificadas, seja por adição, subtração ou reedição de documentos. A cópia de segurança, como o próprio nome diz, é duplicação de partes ou da totalidade do acervo. A manutenção de ambos os sistemas forma solução robusta de proteção da informação. Além disso, é necessária a redundância: devem ser, pelo menos, duas cópias do acervo, e que devem ser guardadas em locais distintos. Uma delas pode ser armazenada no mesmo local em que se encontra o original, por exemplo, no próprio cartório. Mas a segunda versão, necessariamente deve estar em local diverso. A proposta que aqui se analisa contempla a hipótese de armazenamento em Data Center, seja em servidores físicos ou virtuais, porém, sempre baseados em estrutura física situada no território nacional.
Trata-se, como já dito, de acervo público, de modo que a base de dados, embora sob guarda do Delegado do Serviço, deve ser acessível pelo órgão fiscalizador da atividade, caso necessário.
Por razões de proteção ao meio ambiente, estabelece-se que os acervos em papel a serem inutilizados, por substituição ou não, deverão ser submetidos a processo de fragmentação ou trituração, com posterior reciclagem, vedada a incineração e resguardado o interesse histórico e o sigilo.
O CADASTRO DE REGULARIZAÇÃO FUNDIÁRIA URBANA, que também integra a Central Registradores de Imóveis, encontra-se regulamentado pelo Provimento CG 25/2012.
Ante o exposto, o parecer que, respeitosamente, submeto à elevada apreciação de Vossa Excelência é de alteração das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, mediante Provimento cuja minuta segue, destinado à implantação do SERVIÇO DE REGISTRO ELETRÔNICO DE IMÓVEIS - SREI.
São Paulo, 12.12.2012.
(a) Antonio Carlos Alves Braga Junior
Juiz Assessor da Corregedoria
1 http://www.w3.org/: The World Wide Web Consortium (W3C) is an international community that develops open standards to ensure the long-term growth of the Web.
2 http://dublincore.org/
DECISÃO: 1. Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria de implantação do Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis, por seus fundamentos, e determino a edição do provimento conforme minuta.
2. Para conhecimento geral, publique-se na íntegra o parecer por três dias alternados.
3. Encaminhem-se cópias a ARISP.
São Paulo, 17 de dezembro de 2012.
(a) JOSÉ RENATO NALINI
Corregedor Geral da Justiça

PROVIMENTO CG Nº 42/2012
Dispõe sobre a implantação do Serviço de Registro Eletrônico de Imóveis (SREI) no Estado de São Paulo e operação da Central de Serviços Eletrônicos Compartilhados dos Registradores de Imóveis (Central Registradores de Imóveis), plataforma desenvolvida, operada e administrada pela Associação dos Registradores Imobiliários de São Paulo (ARISP).

O Desembargador JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO, a natureza pública das informações do registro de imóveis e os princípios da eficiência, facilidade de acesso do público e segurança dos registros públicos;
CONSIDERANDO os termos do art. 37 e 38, da Lei nº 11.977, de 7 de julho de 2009, que determinou a instituição do sistema de registro eletrônico, bem como a disponibilização de serviços de recepção de títulos e de fornecimento de informações e certidões em meio eletrônico;
CONSIDERANDO o disposto no art. 236, § 1º da Constituição Federal de 1988, que prevê a fiscalização dos atos notariais e de registro pelo Poder Judiciário e o disposto no artigo 38, c.c. art. 30, inc. XIV, da Lei nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, que preveem que os notários e os registradores estão obrigados a cumprir as normas técnicas baixadas pelo juízo competente que zelará para que os seus serviços sejam prestados com rapidez, qualidade satisfatória e de modo eficiente;
CONSIDERANDO que a interligação entre as serventias de registro de imóveis entre si, e com o Poder Judiciário e os órgãos da Administração Pública atende ao interesse público, representando inegável conquista de racionalidade, economicidade e desburocratização;
RESOLVE:
Artigo 1º. Fica implantado o Serviço de Registro Eletrônico de Imóveis (SREI), integrado por todos os Oficiais do Registro de Imóveis do Estado de São Paulo.
Artigo 2º. O Serviço de Registro Eletrônico de Imóveis (SREI) tem como princípio a utilização das modernas Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs) para desmaterializar procedimentos registrais, bem como promover sua interação com o Poder Judiciário, governos, empresas e cidadãos na protocolização eletrônica de títulos e no acesso às certidões e informações registrais, de forma a aprimorar a qualidade e eficiência dos serviços prestados sob delegação pública.
Artigo 3º. O Serviço de Registro Eletrônico de Imóveis (SREI) observará os prazos e condições previstas na Lei nº 11.977, de 7 de julho de 2009, e as normas técnicas baixadas pela Corregedoria Geral da Justiça.
Artigo 4º. Até que sobrevenha a regulamentação pela Corregedoria Geral da Justiça, a escrituração em meio eletrônico, sem impressão em papel, restringe-se aos indicadores reais e pessoais, controle de títulos contraditórios, certidões e informações registrais.
Artigo 5º. A Seção VIII, do Capítulo XX, Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, passa a ser denominada "DO REGISTRO ELETRÔNICO", com o seguinte conteúdo:
SEÇÃO VIII
DO REGISTRO ELETRÔNICO DE IMÓVEIS (SREI)
Subseção I
Das Disposições Gerais

257. Os Oficiais de Registro de Imóveis do Estado disponibilizarão serviços de recepção de títulos e de fornecimento de informações e certidões, em meio eletrônico, na forma prevista nestas normas.
258. O Serviço de Registro Eletrônico de Imóveis (SREI) será prestado aos usuários externos por meio de plataforma única na Internet que funcionará no Portal Eletrônico da Central de Serviços Eletrônicos Compartilhados dos Registradores de Imóveis (Central Registradores de Imóveis), desenvolvido, operado e administrado pela Associação dos Registradores Imobiliários de São Paulo (ARISP), composto dos seguintes módulos e submódulos:
I - Ofício Eletrônico;
II - Penhora Eletrônica de Imóveis (Penhora Online);
III - Certidão Digital;
IV - Matrícula Online;
V - Pesquisa Eletrônica;
VI - Protocolo Eletrônico de Títulos (e-Protocolo);
VII - Repositório Confiável de Documento Eletrônico (RCDE);
VIII - Acompanhamento Registral Online;
IX - Monitor Registral;
X - Correição Online (Acompanhamento, controle e fiscalização);
XI - Cadastro de Regularização Fundiária Urbana.
Subseção II
Do Protocolo Eletrônico de Títulos (e-Protocolo)

259. A postagem e o tráfego de traslados e certidões notariais e de outros títulos públicos ou particulares, elaborados sob a forma de documento eletrônico, para remessa às serventias registrais para prenotação (Livro nº 1 - Protocolo) ou exame e cálculo (Livro de Recepção de Títulos), bem como destas para os usuários respectivos, serão efetivados por intermédio da Central Registradores de Imóveis.
260. Os documentos eletrônicos apresentados aos serviços de registro de imóveis deverão atender aos requisitos da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e à arquitetura e-PING (Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico) e serão gerados, preferencialmente, no padrão XML (eXtensible Markup Language), por ser o padrão primário de intercâmbio de dados com usuários públicos ou privados, podendo ser adotado o padrão PDF/A (Portable Document Format/Archive), vedada a utilização de outros padrões, sem prévia autorização da Corregedoria Geral da Justiça.
261. A partir da data de funcionamento do Protocolo Eletrônico de Títulos (e-Protocolo) os Oficiais de Registro de Imóveis verificarão, obrigatoriamente, na abertura e no encerramento do expediente, bem como, pelo menos, a cada intervalo máximo de 2 (duas) horas, a partir da primeira verificação, se existe comunicação de remessa de título para prenotação ou protocolização para exame e cálculo, mediante importação do XML ou impressão de arquivo PDF/A.
261.1. Sem prejuízo desse acompanhamento periódico obrigatório, o sistema gerará, na tela do computador do Oficial destinatário, a título de cautela adicional, um banner de aviso, indicando que existe solicitação pendente. A eventual ausência, por falha técnica, deste alerta, não dispensará o Registrador da adoção das providências para processamento da solicitação, tendo em vista a obrigatoriedade da verificação periódica estabelecida no item anterior.
261.2. O título apresentado em arquivo eletrônico, disponível ao Oficial do Registro de Imóveis na Central Registradores de Imóveis, poderá ser baixado (download) mediante importação para o sistema da serventia ou materializado, mediante impressão do arquivo PDF/A ou do arquivo decorrente da conversão do arquivo XML para PDF/A, hipótese em que, na impressão constará certidão de que o documento foi obtido diretamente na Central Registradores de Imóveis, com verificação de sua origem, integridade e elementos de segurança do certificado digital com que foi assinado.
261.3. O documento digital no formato PDF/A ou XML, devidamente assinado com certificado ICP-Brasil, deverá ser arquivado em sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
261.4. As serventias que optarem por solução de comunicação via WebService estão dispensadas da verificação continuada, atendidas as determinações e normas técnicas de segurança utilizadas para integração de sistemas definidas pela Central Registradores de Imóveis.
261.5. O título eletrônico poderá também ser apresentado direta e pessoalmente na serventia registral em dispositivo de armazenamento de dados (CD, DVD, cartão de memória, pendrive etc.), contendo o arquivo a ser protocolado, vedada sua recepção por correio eletrônico (e-mail), serviços postais especiais (sedex e assemelhados) ou download em qualquer outro site.
262. Realizar-se-á protocolo no Livro nº 1 (prenotação) ou protocolo no Livro de Recepção de Títulos (exame e cálculo) do título eletrônico, observando-se a ordem de prenotação, para os efeitos legais.
263. Os emolumentos devidos pela prenotação ou pelo exame e cálculo serão pagos no ato da remessa. Caso o título prenotado seja devolvido para o cumprimento de exigências e reapresentado dentro do prazo de validade, o custo da prenotação será descontado do valor cobrado pelo ato praticado.
264. Em caso de devolução do título prenotado para cumprimento de exigências, o Oficial fará jus ao valor da prenotação se a qualificação e emissão da respectiva nota ocorrer dentro do prazo previsto no item 32.
265. A qualificação será levada a efeito pelo Oficial de Registro de Imóveis, no prazo previsto no item 32 do capítulo XX das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça. Mostrando-se o título apto para os atos pertinentes, o Oficial deverá informar o valor dos emolumentos em campo próprio, e aguardar o depósito para a prática do ato. Caso existam exigências a serem satisfeitas, deverá anexar nota de devolução.
266. Os atos registrais somente serão lavrados após a devida qualificação positiva e dependerão de depósito prévio, mediante recolhimento do valor constante de boleto a ser impresso por meio do próprio sistema, ressalvada a hipótese de o interessado possuir crédito adquirido na Central Registradores de Imóveis.
266.1. O depósito prévio poderá também ser efetuado diretamente ao Oficial a quem incumbe a prática do ato registral e o pagamento deverá ser lançado no sistema, na mesma data.
267. Fica autorizada, na sistemática eletrônica ora regulamentada, a devolução do título sem a prática dos atos requeridos, caso o depósito prévio não seja realizado durante a vigência da prenotação.
Do Repositório Confiável de Documento Eletrônico (RCDE)
268. O Repositório Confiável de Documento Eletrônico (RCDE) consiste em submódulo do Protocolo Eletrônico de Títulos (e-Protocolo), localizado em ambiente igualmente seguro e controlado pela Central Registradores de Imóveis, onde poderão ser postados documentos eletrônicos de suporte aos atos registrais, e que, assim como os títulos, poderão ser consultados ou baixados, mediante download, pelos Oficiais de Registro de Imóveis.
Subseção III
Do Acompanhamento Online do Procedimento Registral

269. A Central Registradores de Imóveis possibilitará que o usuário acompanhe gratuitamente a tramitação do título eletrônico pela rede mundial de computadores (Internet).
270. O Acompanhamento Online do Procedimento Registral consistirá na possibilidade de visualização das etapas percorridas pelo título em sua tramitação, mediante indicação do número do protocolo ou da senha de acesso, fornecidos no ato da solicitação do serviço, conforme opção técnica do oficial do registro de imóveis.
271. As consultas permitirão a localização e identificação dos dados básicos do procedimento registral com, pelo menos, as seguintes informações:
I - data e o número da protocolização do título;
II - data prevista para retirada do título;
II - dados da nota de devolução com as exigências a serem cumpridas;
III -a fase em que se encontra o procedimento registral;
IV - data de eventual reapresentação do título;
V - o valor do depósito prévio, dos emolumentos pelos atos praticados e o saldo correspondente.
272. A Central de Registradores de Imóveis poderá remeter avisos ao interessado por correio eletrônico (e-mail) ou por SMS (Short Message Service), informando as etapas do procedimento registral.
273. Os serviços previstos nesta subseção poderão também ser prestados diretamente pelos oficiais de registros de imóveis nos sites de suas serventias, sem prejuízo da alimentação da Central de Registradores de Imóveis.
Subseção IV
Do Monitor Registral

274. O Monitor Registral consistirá em ferramenta de suporte eletrônico que manterá o interessado permanentemente atualizado sobre registros e averbações relacionados com a matrícula que indicar, a partir de expressa rogação do usuário diretamente na serventia de competência registral por meio da Central Registradores de Imóveis.
275. O Monitor Registral funcionará como módulo da Central Registradores de Imóveis mediante aplicação da tecnologia push. A informação será prestada ou disponibilizada ao interessado em tempo real, admitida a possibilidade de retardo (delay) máximo de 48 (quarenta e oito) horas ocorrido entre o ato de registro ou averbação e sua comunicação pela serventia registral.
276. A comunicação das alterações na matrícula será efetuada por disponibilização em ambiente protegido da Central Registradores de Imóveis acessível pelo interessado, ou por comunicação via WebService da referida Central, podendo esta, opcionalmente, remeter aviso por correio eletrônico (e-mail) ou por SMS.
277. O serviço de monitoramento de matrículas, também denominado certidão permanente da matrícula, serão prestados exclusivamente pela Central Registradores de Imóveis, vedado à serventia o envio de informações desse gênero por e-mail, ou sua postagem em sites de despachantes, prestadores de serviços e comércio de certidões ou outros ambientes de Internet.
Subseção V
Da Gestão de Dados e Documentos Eletrônicos

278. Os documentos previstos neste capítulo poderão ser arquivados pelos registradores em formato digital ou microfilmados, salvo quando houver exigência legal de arquivamento no original e este houver sido produzido em papel.
279. No procedimento de microfilmagem, deverão ser atendidos os requisitos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, do Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria nº 12, de 8 de junho de 2009, da Secretaria Nacional de Justiça, do Ministério da Justiça.
280. No procedimento de digitalização deverão ser obrigatoriamente observadas as seguintes etapas:
I - os documentos relacionados com a prática dos atos registrais que não forem nativamente eletrônicos deverão ser digitalizados por meio de captura de imagem a partir dos documentos originais. A captura deverá, necessariamente, gerar representantes digitais de alta e baixa resoluções denominados, respectivamente, matrizes e derivadas, conforme "Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes", publicadas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ (2010);1
II - Para a geração de matrizes e derivadas deverão ser sempre adotados os formatos abertos (open source), previstos no Documento de Referência e-PING (2012) e em suas atualizações.
III - A substituição do arquivamento dos originais por arquivos decorrentes de digitalização dependerá de conterem Certificado Digital ICP-Brasil do titular da delegação, ou de seu substituto, ou de preposto autorizado e Certificado Digital de Carimbo de Tempo.
IV - a indexação dos documentos digitais ou digitalizados será feita, no mínimo, com referência aos atos (livro, folha e número ou número da prenotação) onde foram utilizados ou em razão do qual foram produzidos, de modo a facilitar sua localização e conferência, por sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);
281. Todos os dados e imagens deverão ser armazenados de forma segura e eficiente, que garanta fácil localização, preservação, integridade e que atenda Plano de Continuidade de Negócio (PCN), mediante soluções comprovadamente eficazes de Recuperação de Desastres (DR - Disaster Recorevy), dentre elas, testes periódicos.
282. O arquivo redundante (backup) deverá ser gravado em mídia digital segura, local ou remota, com cópia fora do local da unidade do serviço, em Data Center localizado no País, que cumpra requisitos de segurança, disponibilidade, conectividade. A localização física do Data Center e o endereço de rede (endereço lógico IP) deverão ser comunicados ao Juiz Corregedor Permanente, assim como eventuais alterações.
283. Facultativamente, e sem prejuízo do armazenamento em backup, fica autorizado o armazenamento sincronizado em servidor dedicado ou virtual (private cloud) alocado em Data Center localizado no País, cujo endereço será, igualmente, comunicado ao Juiz Corregedor Permanente da Comarca.
284. Os documentos em meio físico apresentados para lavratura de atos registrais deverão ser devolvidos às partes, após sua microfilmagem ou digitalização.
285. Poderão ser inutilizados os documentos em meios físicos arquivados nas unidades do serviço desde que microfilmados ou digitalizados, com os requisitos previstos nestas normas, por processo de trituração ou fragmentação de papel, resguardados e preservados o interesse histórico e o sigilo.
286. As fichas dos indicadores real e pessoal, confeccionadas anteriormente à implantação do registro eletrônico, poderão ser microfilmadas, ou digitalizadas, ou lançadas em sistema seguro de banco de dados (DBMS), dispensada a manutenção em meio físico.
287. Os ofícios recebidos, as cópias de ofícios expedidos, as cópias dos recibos e contra-recibos mencionados nas alíneas "e" e "f", do item 57, e nos itens 58, 60 e 60.1, do capítulo XIII, poderão ser substituídos, a critério do oficial, respeitadas as condições de segurança e preservação das informações durante sua temporalidade, mediante utilização de sistema de digitalização comum ou arquivamento do nativo digital, dispensada a manutenção em meio físico.
288. É vedada a incineração dos documentos em papel, que deverão ser destinados à reciclagem, mediante coleta seletiva ou doação para associações de catadores de papel ou entidades sem fins lucrativos.
Subseção VI
Da Correição Online

289. O sistema da Central Registradores de Imóveis deverá contar com módulo para acompanhamento contínuo, controle e fiscalização pela Corregedoria Geral da Justiça do Estado e Juízos Corregedores Permanentes das serventias registrais (Correição Online).
289.1. Os relatórios destinados à chamada "Correição Online" ficarão disponíveis no site do Ofício Eletrônico, cujo acesso se dará mediante certificado digital ICP-Brasil. Sem prejuízo de disposições pretéritas relativas à matéria, referidos relatórios de acompanhamento deverão trazer, pelo menos, os seguintes campos de informações: 1) data e hora da apresentação do título; 2) nome do apresentante; 3) número do CPF ou CNPJ do apresentante; 4) tipo de protocolização pretendida (prenotação ou exame e cálculo); 5) Oficial de Registro de Imóveis destinatário do título; 6) data e hora do download do título pelo registrador destinatário; 7) data e número da prenotação no Livro 1 de Protocolo ou da protocolização no Livro de Protocolo de Exame e Cálculo; 8) histórico das etapas do procedimento registral; 10) data e hora do download final pelo apresentante.
Artigo 6º. Ficam alterados os itens 11 e 12 e incluídos seus subitens, da seção II, do Capítulo XX, Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, nos seguintes termos:
11. Deverá ser fornecido às partes recibo-protocolo de todos os documentos ingressados, contendo numeração de ordem idêntica à lançada no Livro 1 - Protocolo, a qual, necessariamente, constará anotada, ainda que por cópia do mencionado recibo, nos títulos em tramitação.
11.1. O recibo-protocolo deverá conter, necessariamente, nomes do apresentante, do outorgante e outorgado, a natureza do título, o valor do depósito prévio, a data em que foi expedido, a data prevista para eventual devolução do título com exigências, a data prevista para a prática do ato, a data em que cessarão automaticamente os efeitos da prenotação, o número do protocolo ou a senha, e o endereço para acompanhamento do procedimento registral pela Internet.
11.2. O recibo-protocolo de títulos ingressados na serventia apenas para exame e cálculo deverá conter a data em que foi expedido, a data prevista para devolução, a expressa advertência de que não implica na prioridade prevista no artigo 186 da Lei n° 6.015/73, o número do protocolo ou a senha, e o endereço eletrônico para acompanhamento do procedimento registral pela Internet.
12. Havendo exigências de qualquer ordem, deverão ser formuladas de uma só vez, por escrito, de forma clara e objetiva, em formato eletrônico ou papel timbrado do cartório, com identificação e assinatura do servidor responsável.
12.1. Independentemente de seu formato, os dados da nota devolutiva serão imediatamente postados na Central Registradores de Imóveis.
12.2. As notas devolutivas em papel serão feitas com cópias, as quais deverão ser arquivadas em pastas, segundo a ordem cronológica, a fim de possibilitar o controle das exigências, da devolução do título, da restituição dos valores correspondentes ao depósito prévio, e da observância do prazo legal.
12.3. As cópias das notas devolutivas poderão ser arquivadas apenas em microfilme ou mídia digital, esta última com utilização de sistema que preserve as informações e permita futura atualização, modernização, substituição e entrega, em condições de uso imediato, ao novo responsável pelo acervo da unidade do serviço delegado.
Artigo 7o. Este provimento entrará em vigor na data de sua publicação, estabelecido o prazo de 120 (cento e vinte) dias para o funcionamento dos seguintes sistemas: 1) Protocolo Eletrônico de Títulos (e-Protocolo); 2) Repositório Confiável de Documento Eletrônico (RCDE); 3) Acompanhamento Registral Online; 4) Monitor Registral; e 5) Correição Online (Acompanhamento, controle e fiscalização).
Parágrafo único: Os dados relativos às regularizações fundiárias urbanas registradas anteriormente, serão lançados no Cadastro de Regularização Fundiária Urbana no prazo de 30 (trinta) dias da vigência deste provimento.
São Paulo, 17 de dezembro de 2012.
(19/12/2012, 08 e 10/01/2013)
1http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/recomenda/recomendaes_para_digitalizao.pdf

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