A migração do uso de documento em papel para o digital introduz profundas mudanças na vida das pessoas e empresas. Não se trata de um processo "indolor", muitas barreiras têm que ser suplantadas para que se absorva totalmente essa mudança. Os processos digitais possuem uma acessibilidade diferente do papel, enquanto esses estão limitados pela portabilidade, aqueles circulam livremente de acordo com as necessidades dos usuários, sem depender de office boys, secretárias, arquivistas, gavetas ou armários.

Os documentos eletrônicos, desde que se permita, têm acesso universal, e somente por esse fato, já trazem enormes vantagens com relação aos papéis.

Um exemplo dessa mudança será vivido pelo setor médico, a Agência Nacional de Saúde - ANS, propõe a adoção de um padrão eletrônico nacional. A propósito, o setor de serviços é o mais permeável para inclusão de padrões eletrônicos, nesse caso, diagnósticos, exames, prontuários e outros passam a compor um único banco de dados. Batizado de TISS (Troca de Informações em Saúde Suplementar). O projeto financiado pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento, pretende racionalizar as centenas de formulários, guias e receitas trocadas entre médicos, hospitais, pacientes e planos de saúde, que no momento representa um verdadeiro caos e desperdício de dinheiro e tempo.

O problema desse tipo de proposta é que a maioria dos usuários não está dotado de tecnologia para alimentar e usar o sistema, pela segunda vez a ANS já adiou o prazo para implantação. A precariedade tecnológica, não deve ser um obstáculo intransponível para esse tipo de projeto. Devem ser construídas soluções híbridas de inclusão progressiva.

Quando se projeta uma mudança destas, deve-se pensar no mais distante rincão do país, porém começando pela outra ponta mais desenvolvida . Pois as lições serão aprendidas com quem dispõe de conhecimentos e recursos, e a economia e interesses destes, podem alavancar recursos para financiar o resto dos usuários carentes.

O custo de uma transação médica tradicional é de US$ 1,58 enquanto pelo meio eletrônico ele cai para US$ 0,85 nos EUA, em pesquisa feita pela America´s Health Insurance Plans. Essa é uma conta que serve para outros setores, os bancos já fizeram a sua há bastante tempo. A economia decorre, além do tempo de pesquisa, busca, espera e remessa de um documento, da velocidade de difusão da informação.

A palavra chave nessa verdadeira revolução administrativa é a padronização de forma e conteúdo. De uma maneira geral, todos os processos contêm os mesmos dados, o que muda é a forma de arquivar e muitas vezes a padronização de nomenclatura. A inclusão de informações em bancos de dados deve ser de forma estruturada, e o desafio passa a ser a escolha das melhores normas.

A linguagem binária é cartesiana, deve-se racionalizar ao máximo o método como garantia de obtenção de resultados. Os softwares são feitos a partir de mapas mentais, acompanhando-se os fluxos dos ritos de procedimento. O modelo de "fluxo" sugere a obtenção da trilha a ser percorrida pelos sistemas informatizados, deve-se buscar uma analogia do método tradicional, com a visão digital.

A origem e o desenvolvimento dos mapas mentais seguem a ciência cognitiva de nossos cérebros, os computadores são programados para copiar o raciocínio humano. O movimento cognitivo percorre os processos de informação e compreensão (conhecimento), transformação e armazenamento (aprendizagem) e uso da informação pela disseminação na internet. A partir desse processo, o crescimento se multiplica, as informações passam a ser compartilhadas e potencializadas por todos, gerando incontáveis conexões lógicas.

A experiência tem nos demonstrado que nesses casos, mínimos passos significam muito, pois incutem nos usuários a cultura digital, derrubando barreiras. E a partir desse ganho, o potencial de crescimento e adesão é significativo.

A economia e racionalização devem superar os preconceitos, medos e crenças. Devemos preparar o território para gerações futuras, que já nascem sob o signo dos bits...