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08 de Maio de 2020

Em transmissão ao vivo, Arpen-SP compartilha boas práticas para os Cartórios durante pandemia

 
Na noite desta quinta-feira (07.05), a Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo (Arpen/SP) realizou uma transmissão ao vivo em seus canais do YouTube, Facebook e Instagram sobre o tema “RCPN em tempos de Covid-19: novos meios e estratégias para a prestação dos serviços”. Participaram da live o juiz assessor da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo (CGJ/SP), Alberto Gentil de Almeida Pedroso, e a registradora civil e secretária da Arpen-SP, Monete Hipólito Serra.
 
Também esteve presente, na abertura da transmissão, a presidente da Arpen/SP, Karine Boselli, que agradeceu, em nome de toda a Associação, a participação dos convidados. Em seguida, Gentil deu início ao bate-papo reforçando a peculiaridade do momento que todos vivemos. “O momento é especial e preocupante porque estamos tendo uma constante readequação de nossas atividades, e isso vem sendo traduzido por sucessivos provimentos, normas, comunicados, aos quais temos que ficar atentos o tempo todo”.
 
O juiz também fez questão de reforçar a confiança existente entre a Corregedoria e as entidades extrajudiciais. “Hoje, nós temos três cenários: se meu Cartório funciona por plantão apenas, tenho a suspensão dos atos, salvo os indispensáveis. Em um segundo modelo, se tenho atividade reduzida, em horário de funcionamento inferior ao regular, temos a dobra dos prazos. E, no terceiro modelo, com a manutenção integral das atividades, tenho a manutenção, também dos prazos. Ou seja, a Corregedoria confiou a ao registrador a decisão do melhor cenário de funcionamento de acordo com a realidade de seu Cartório. Nossa escolha foi: confiamos em vocês e sabemos do trabalho eficiente desenvolvido por todos”.
 
Monete Hipólito elogiou a decisão tomada pelo órgão. “A decisão da Corregedoria foi a melhor possível a ser tomada, já que existem diversas realidades no Estado de São Paulo; cada um se adaptando para cumprir o desafio que está sendo manter nossos serviços essenciais com toda a segurança neste momento”. O importante, segundo ela, é que “todos continuem se esforçando para realizar suas atividades, vencendo as barreiras e, ao mesmo tempo, sem serem agentes de contaminação”.
 
Na sequência, a registradora civil quis compartilhar boas práticas que vêm sendo realizadas pelos Cartórios, neste momento de pandemia, e que podem ser replicadas pelas demais serventias. Em primeiro lugar, Hipólito citou a importância de valorizar os canais de comunicação com os clientes: site, mídias sociais, WhatsApp, entre outros. “Esses canais ajudam para que os usuários só compareçam às serventias quando realmente necessário e, mais do que isso, já com os documentos certos, previamente combinados”, explicou a registradora. “Dessa forma, os atendimentos presenciais nos Cartórios podem ser agendados e se tornam muito mais rápidos”.
 
O juiz complementou: “gentileza, boa vontade, criatividade – é muito importante ter tudo isso neste momento. A forma de comunicação pode variar de acordo com cada local, pode ser até por carro de som, cartolina, Facebook. Cada lugar é de um jeito, mas o que importa é ser útil e chegar até o usuário do Cartório”.
 
Hipólito falou também sobre uma medida que algumas serventias têm adotado com êxito e que, em determinadas realidades, pode dar muito certo: o sistema de delivery, ou “leva e traz”. Ela também compartilhou uma experiência própria: “No meu caso, o Cartório do Jaraguá fica dentro de um shopping, que está fechado, mas que decidiu criar um sistema drive-thru para os clientes. Nós decidimos acatar esse sistema e deu super certo. Basta se preparar anteriormente com o cliente para que ele esteja com todos os documentos corretos na hora e você esteja preparado, sem dúvidas sobre o atendimento. Dá segurança ao usuário e, também, aos funcionários do Cartório”.
 
Outra experiência compartilhada pela secretária da Arpen-SP foi com relação à organização dos horários de atendimento na serventia. “É possível reduzir o horário de atendimento externo, porém separar um outro horário para atendimento interno, direcionado a clientes com hora marcada”, conta. “No meu Cartório, por exemplo, nós não paramos de fazer casamentos, porém separamos certo horário do dia apenas para as cerimônias, além de termos espaçado elas ao longo da semana e com intervalos maiores entre uma e outra, de modo que os casais não se esbarrem na serventia”.
 
Ao final do bate-papo, Hipólito recomendou aos espectadores que sempre conversem com seus clientes sobre os serviços que eles estão precisando. “Às vezes, conversando podemos ver que a pessoa necessita de algum serviço de Registro de Imóveis, que está disponível agora no Registro Civil”, disse a registradora, se referindo ao convênio estabelecido entre a Arpen-SP e a Associação dos Registradores Imobiliários de São Paulo (Arisp).
 
Gentil parabenizou o compartilhamento das boas iniciativas com demais oficiais: “isso tem que ser muito valorizado, porque, para o usuário, pouco importa em que consiste cada especialidade, o que importa para ele é se o Cartório funciona ou não funciona”. E finalizou: “Criatividade, gentileza, eficiência, isso tudo é o que torna o trabalho dos Cartórios, a cada dia, mais querido, porque a confiança do extrajudiciário ele já tem”.

 

Clique aqui e assista à íntegra da transmissão no canal da Arpen-SP no YouTube.

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