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Manual de Organização do Registro Civil das Pessoas Naturais

Metodologia de Organização - Unidades de Registro Civil das Pessoas Naturais e Anexo de Tabelionatos de Notas

OBSERVAÇÕES PRELIMINARES

- Os Livros do Registro Civil das Pessoas Naturais deverão em regra possuir 300 folhas sendo designados da seguinte forma: A - para registros de nascimentos; B - para registro de casamentos; B-Aux - para registro de casamento religioso com efeito civil; C - para registros de óbitos; C-Aux - para registro de natimortos; "D" para registro de Editais de Proclamas (este último poderá ser inutilizado após prévia reprodução por processo de microfilmagem ou mídia digital e autorização do Juiz Corregedor Permanente). Todos devem conter índice; Nas sedes de comarca, ou no 1º subdistrito do município, ou 1.ª subdivisão judiciária, há também o Livro "E" para inscrição dos demais atos relativos ao estado civil, que em exceção à regra deverá ter 150 folhas. Também constitui exceção o Livro Protocolo, destinado ao registro nos casos de entrega ou remessa que não impliquem devolução, com 200 folhas.
 - Os Livros de Notas deverão ter 200 folhas, também providos de índice.
 
- Os Livros destinados ao Registro Civil deverão ser escriturados em ordem cronológica de declarações, sem abreviaturas ou algarismos, possuindo cada qual seu número de ordem. Devem conter termo de abertura e de encerramento, e suas folhas rubricadas pelo oficial, podendo ser utilizado processo mecânico de autenticação previamente autorizado pela autoridade judiciária;
 
- Os livros de Notas também deverão possuir termo de abertura e de encerramento, e suas folhas rubricadas pelo tabelião, podendo ser utilizado processo mecânico de autenticação previamente autorizado pela autoridade judiciária
 

RELAÇÃO DE LIVROS OBRIGATÓRIOS


Além dos Livros acima indicados, são obrigatórios:
 
- Livro de Registro Diário da Receita e Despesa, que deverá ser apresentado para o visto do Juiz Corregedor Permanente até o décimo dia útil do mês de fevereiro de cada ano. A unidade de Registro de Pessoas Naturais que também possui anexo Tabelionato deverá ter lançada separadamente a receita referente a cada uma das especialidades. Deve ainda a serventia manter pasta para arquivo dos comprovantes das despesas objeto de lançamento. Deverá ainda o oficial manter relação paralela dos lançamentos efetuados como receita no livro de Registro Diário da Receita e Despesa nos termos do item 46.1 do Cap. XIII das NSCGJ;
 
- Livro Ponto, que pode ser substituído por controle eletrônico (relógio)
 
- Livro para registros de empregados (somente para contratados pelo regime da C.L.T.);
 
- Livro de Termos de Visitas em Correições;
 
- Livro para registro de comparecimento de usuários que solicitam o reconhecimento de firmas por autenticidade, adequado à decisão proferida em caráter normativo no Proc. CG 687/2004, publ. no D.O. em 26/08/2004.
 
- Livro para autenticação de Livros Mercantis das pessoas jurídicas registradas na Junta Comercial do Estado de São Paulo, nas comarcas que não contam com unidade de serviço da JUCESP.
 
- Livro Protocolo de correspondências expedidas;
 
- Livro de visitas do Ministério Público;
 
- Livro Protocolo de certidões expedidas para usuários que necessitem cumprir o alistamento militar;
 
- Livro Protocolo de certidões para fins eleitorais;

CLASSIFICADORES DE NORMAS, ATOS NORMATIVOS E DECISÕES

Devem os registradores possuir ainda:
 
- Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça. Atualmente as atualizações são feitas pelo próprio Oficial no Sítio (www.tj.sp.gov.br) do Tribunal de Justiça;
 
- Normas do Pessoal das Serventias Extrajudiciais. As atualizações também são feitas pelo próprio Oficial no Sítio (www.tj.sp.gov.br) do Tribunal de Justiça;
 
- Pasta para arquivo de Atos Normativos e Decisões do Conselho Superior da Magistratura, com índice por assunto. Só os assuntos de interesse da serventia serão reunidos neste classificador;
 
- Pasta para arquivo de Atos Normativos e Decisões da Corregedoria Geral da Justiça, com índice por assunto; Só os assuntos de interesse da serventia serão reunidos neste classificador;
 
- Pasta para arquivo de Atos Normativos e Decisões da Corregedoria Permanente, com índice por assunto. Só os assuntos de interesse da Serventia serão reunidos neste classificador;
 


CLASSIFICADORES - ARQUIVO DE PAPÉIS, DOCUMENTOS E SISTEMAS


-  Pasta para arquivo de cópias dos ofícios expedidos pela serventia, com índice; Tais cópias podem ser inutilizadas sem necessidade de reprodução após o prazo de um ano e mediante prévia autorização do Juiz Corregedor Permanente;

-  Pasta para arquivo de ofícios recebidos, com índice. Poderá a serventia desdobrar esta pasta, sendo uma para recebimentos oriundos do Tribunal e da Corregedoria Geral da Justiça, e outra para os demais. Tais ofícios podem também ser inutilizados sem necessidade de reprodução após o prazo de um ano e mediante prévia autorização do Juiz Corregedor Permanente. A exceção nesse sentido, refere-se aos ofícios recebidos das Corregedorias Geral e Permanente, que só podem ser inutili zados após regular microfilmagem ou processo de digitalização.
 
- Pasta para arquivo de comprovantes dos recolhimentos feitos ao Estado, ao IPESP, referente aos valores pagos pelas partes quando da lavratura do ato solicitado e a Santa Casa. A critério do Oficial/Tabelião poderá está pasta ser desdobrada;
 
-  Pasta para arquivo de comprovantes dos recolhimentos feitos ao Sindicato dos Notários e Registradores do Estado, que tem por fim custear os atos gratuitos dos Registradores Civis;
 
-  Pasta para arquivo de comprovantes dos recolhimentos destinados ao Tribunal de Justiça;
 
- Pasta para arquivo de comunicações ao Sindicato dos Notários e Registradores do Estado, mencionando o pagamento que a Serventia fez para o fundo de compensação aos Registradores Civis, pelos atos gratuitos determinados pela Lei Federal nº 9.534/97, arquivando inclusive nesta mesma pasta o comprovante do envio ao referido sindicato da cópia do recolhimento efetuado no mês anterior;
 
- Pasta para arquivo de comprovante de recolhimentos feitos em favor do IPESP, referente à retenção feita pela Serventia, quando do pagamento dos salários dos funcionários estatutários da unidade registral/notarial, bem como ao valor devido como contribuição da própria serventia e do delegado. Deve, ainda, fazer parte deste classificador, comprovantes das contribuições feitas pela Serventia em favor do IAMSPE;
 
- Pasta para arquivo de recomendações da Corregedoria Geral da Justiça, com objetivo de não se praticar atos com base em procurações lavradas em locais que menciona, e relativos a selos de autenticidade extraviados, furtados ou roubados, com índice por distrito, município e comarca;
 
- Pasta para arquivo de cópias de substabelecimentos e revogações de procurações lavradas por outro Serviço de Registro Civil ou Notas;
 
- Pasta para arquivamento de cópias de ofícios expedidos pela serventia comunicando outras unidades a respeito de revogação ou substabelecimento de procurações ali lavradas;
 
- Pasta para arquivo dos pedidos de certidões do Registro Civil em papel de segurança ao fabricante;
 
- Pasta para controle do balanço diário e resumo mensal de certidões do Registro Civil em papel de segurança;
 
- Pasta para arquivo dos pedidos feitos ao fabricante de papel de segurança para folhas dos Livros Notariais, certidões e traslados notariais e cartões de assinaturas, bem assim de selos de autenticidade;
 
- Pasta para controle do Balanço Diário e resumo Mensal de selos de autenticidade;
 
- Pasta para arquivamento de ofícios expedidos pela Serventia, relativos a comunicações de extravio, subtração ou danificação de selos de autenticidade;
 
- Pasta para controle do balanço diário e resumo mensal de certidões e traslados notariais;
 
- Pasta para arquivamento de ofícios (bimestral) expedidos pela serventia, relativos as comunicações da quantidade e a numeração de papéis de segurança de certidões e traslados danificados;
 
- Pasta para controle do balanço diário e resumo mensal de cartões de assinaturas;
 
- Pasta para arquivamento de ofícios expedidos pela Serventia, relativos a comunicações de extravio, subtração ou danificação de papéis de segurança de cartões de assinaturas;
 
- Pasta para arquivamento de requerimentos que envolvem prática de atos que dependem da aplicação de selo de autenticidade, e que estão isentos do pagamento de custas e contribuições;
 
- Pasta para arquivo dos comprovantes de comunicações mensais a Junta Comercial do Estado de São Paulo - JUCESP;

 
- Pasta para arquivamento dos contra-recibos emitidos aos usuários da serventia. Poderão ser inutilizados após o prazo de um ano e mediante prévia autorização do Juiz Corregedor Permanente. As serventias com grande movimento podem optar por empacotar mensalmente os contra-recibos (fazendo-lhes referência), mantendo a pasta para o arquivo diário até que o encerramento do mês.
 
- Pasta para arquivamento das comunicações em geral oriundas de outras serventias, devidamente certificado o seu cumprimento; Poderão ser inutilizados após o prazo de um ano e mediante prévia autorização do Juiz Corregedor Permanente;
 
- Pasta para arquivamento das comunicados enviados a outras serventias, que poderá ser desdobrada (averbações, casamentos, óbitos). Poderão ser inutilizados após o prazo de um ano e mediante prévia autorização do Juiz Corregedor Permanente. Esta pasta será dispensada se a serventia utilizar o livro protocolo de correspondências expedidas.
 
- Pasta para arquivamento dos comunicados publicados no Portal Extrajudicial, bem assim as solicitações de documentos e buscas;
 
- Pasta para arquivamento dos mandados e outros documentos que foram cumpridos;
 
- Pasta para arquivamento das Escrituras Públicas que foram cumpridas, de separações, reconciliações e divórcios, lavradas nos termos da Lei 11.441/07;
 

CLASSIFICADORES RELATIVOS AOS LIVROS DO REGISTRO CIVIL
 

 - Pasta para arquivamento de comprovantes de remessa das comunicações sobre nascimentos, casamentos e óbitos a Fundação de Análise de Dados - SEADE. Nos termos do convênio estabelecido entre o SEADE e IBGE, as Serventia de Registro Civil do Estado de São Paulo estão desobrigadas a encaminhar as comunicações ao IBGE, tendo em vista que o próprio SEADE fará o repasse dessas informações;
 
- Pasta para arquivamento de cópias de Planilha de Atos Praticados Gratuitamente pelo Registro Civil e enviada ao Sindicato dos Notários e Registradores do Estado de São Paulo ¿ SINOREG para o devido ressarcimento nos termos da Lei 11331/2002;
 
- Pasta para arquivamento dos pedidos de certidões (2ªvias) gratuitas do Registro Civil, expedidas a pessoas pobres;
 
- Pasta para arquivamento de solicitações de certidões gratuitas por autoridades em geral (Juiz de Direito, Ministério Público, Conselho Tutelar, etc), necessária para facilitar a extração de cópias de solicitações e o devido encaminhamento ao SINOREG;
 
- Pasta para arquivamento das publicações pela imprensa oficial do regimento de custas para cobrança das autenticações mercantis, tabelas da JUCESP - Junta Comercial do Estado de São Paulo;


CLASSIFICADORES RELATIVOS AO LIVRO "A" - NASCIMENTOS
 

- Pasta para arquivamento das vias expedidas pelos hospitais, denominadas "Declarações de Nascidos Vivos" - DNV. Poderão ser inutilizadas após prévia reprodução por processo de microfilmagem ou mídia digital e autorização do Juiz Corregedor Permanente;

- Pasta para arquivamento de vias expedidas pela própria serventia quando tratar-se de criança nascida na residência. Poderão ser inutilizadas após prévia reprodução por processo de microfilmagem ou mídia digital e autorização do Juiz Corregedor Permanente;
 
- Pasta para arquivamento das declarações de nascimento feitas nas maternidades para os registros de nascimento, substitutivas das manifestações de vontade constantes dos assentos de nascimento, referidas no item 32.2.2, do Cap. XVII, das NSCGJ, quando estabelecido convênio entre Serventia e Maternidade;
 
- Pasta para arquivamento das declarações de manifestação de vontade da mãe (quando pais não forem casados) na Serventia para os registros de nascimento, substitutiva da manifestação de vontade constante do assento de nascimento, que após ser protocolada deverá aguardar o prazo de 15 dias, prazo esse concedido ao genitor para manifestar sua concordância. Decorrendo tal prazo sem o comparecimento, será lavrado o assento sem a paternidade;
 
- Pasta para arquivamento dos requerimentos de registro de nascimento após o decurso do prazo legal, de conformidade com parágrafo 1º do artigo 46 da Lei 6.015/73 (já com a redação dada pela Lei 11.790, de 02.10.2008, publicada em 03.10.2008) e item 51 do Capítulo XVII das NSCGJ/SP (antes da edição da Lei 11.790, a presente pasta recebia o arquivamento das petições ao Juiz Corregedor para registros de nascimentos tardios); Os registros tardios deverão contar com índice próprio;
 
- Pasta para arquivamento das cópias das manifestações da mãe enviadas ao Juiz Corregedor, declinando o nome do suposto pai. Como cautela, caso a mãe não decline o nome do suposto pai, deve assinar declaração informando que foi cientificada pelo Oficial de tal possibilidade, isentando-o de qualquer responsabilidade;
 
- Pasta para arquivo de procurações e anuências para registro de nascimento;


CLASSIFICADORES RELATIVOS AO LIVRO "C" - ÓBITOS
 

- Pasta para o arquivamento dos comprovantes de envios de certidões de óbitos ao Cartório Eleitoral;
 
- Pasta para arquivamento dos comprovantes de comunicações relativos aos óbitos do sexo masculino de pessoas com idade de 17 a 45 anos ao Serviço Militar;
 
-Pasta para arquivamento das comunicações a Secretária Municipal de Saúde;
 
- Pasta para arquivamento de comprovantes de remessa das comunicações de óbitos ao Instituto de Identificação Ricardo Gumbleton Daunt - I.I.R.G.D.;
 
- Pasta para arquivamento de comprovantes de remessa dos comunicados ao Seguro Social - Regional (INSS), relativas aos óbitos registrados na serventia, podendo ser arquivado quando feito por via eletrônica o recibo de entrega emitido através do SITE da Previdência para as serventias devidamente cadastradas (comunicações obrigatórias - Decreto nº 92588, de 25/04/86);
 
- Pasta para arquivamento dos comprovantes de remessa da relação de óbitos registrados (com indicação de existência ou não de bens deixados pelo falecido), à Secretária dos Negócios da Fazenda;
 
- Pasta para arquivamento dos Atestados de Óbitos assinados pelos médicos para a devida lavratura do assento de óbito;
 
- Pasta para arquivamento das comunicações de óbitos enviadas ao Ministério da Justiça referente a estrangeiros. Esta pasta também pode ser dispensada se a serventia utilizar o livro protocolo de correspondências expedidas;
 
- Pasta para arquivamento das comunicações mensais de óbitos enviadas a Delegacia da Polícia Federal (da sua circunscrição) referente a estrangeiros.


CLASSIFICADORES RELATIVOS AO LIVRO "B" - CASAMENTOS

- Pasta para o arquivamento de procurações - Ad Nupcias -  em original, conservando sua cópia no procedimento de habilitação;
 
- Pasta para arquivamento dos Editais de Proclamas oriundos de outras serventias, que foram afixados e publicados por esta Serventia, em virtude de um dos pretendentes pertencer a esta circunscrição. Poderão ser inutilizados, sem necessidade de reprodução por processo de microfilmagem ou mídia digital, após o prazo de um ano e mediante prévia autorização do Juiz Corregedor Permanente;
 
- Pasta para arquivamento das comunicações de registro de casamento enviadas ao Ministério da Justiça referente a estrangeiros. Esta pasta também pode ser dispensada se a serventia utilizar o livro protocolo de correspondências expedidas;
 
- Pasta para arquivamento das comunicações mensais relativas a casamentos de estrangeiro a Delegacia da Polícia Federal (da sua circunscrição);
 
 

CLASSIFICADORES EXCLUSIVOS DO ANEXO TABELIONATO
 

-Pasta para arquivamento de comprovantes de remessa ao Colégio Notarialda relação dos testamentos lavrados, aprovados ou revogados durante o mês ou para arquivo de comprovantes (eletrônicos) de remessa ao Colégio Notarialdiretamente no Sítio do Colégio Notarial-SP, referente a testamentos (RTC-O);
 
- Pasta para arquivo de comprovantes (eletrônicos) de remessa ao Colégio Notarialdiretamente no Sítio do Colégio Notarial-SP, referente a escrituras e procurações (CEP-CENTRAL DE ESCRITURAS E PROCURAÇÕES);
 
- Pasta para arquivo de comprovantes (eletrônicos) de remessa ao Colégio Notarialdiretamente no Sítio do Colégio Notarial-SP, referente a escrituras separações, divórcios e inventários (CESDI-CENTRAL DE ESCRITURAS DE SEPARAÇÕES, DIVÓRCIOS E INVENTÁRIOS), lavradas nos termos da Lei 11.441/07;
 
- Pasta para arquivo de Alvarás;
 
- Pasta para arquivo de certidões expedidas pelo INSS (CNDs), bem como expedidos pela Receita Federal (CQTS), através da Internet ou não, devendo ser confirmadas;
 
- Pasta para arquivamento de guias de recolhimento de ITBI e ITCMD;
 
- Pasta para arquivamento de traslados de procurações e substabelecimentos usados em escrituras lavradas pela serventia, e que não são próprias da mesma unidade;
 
- Pasta para arquivamento de cópias dos atos constitutivos e alterações de pessoas jurídicas que integrarem atos notariais; O registrador civil, nos atos de procuração que lavrar também deve promover o arquivamento;
 
- Pasta para arquivamento de certidões de propriedade, de ônus reais e de existência ou inexistência de registros de ações reais e/ou pessoais reipersecutórias, utilizadas na lavratura de atos notariais, expedidas pelo Registro de Imóveis;
 
- Pasta para arquivamento de certidões negativas de tributos, expedidos pela Prefeitura Municipal;
 
- Pasta para arquivamento de certificado de cadastro do INCRA, e prova de quitação do Imposto Territorial Rural;
 
- Pasta para arquivamento de certidões de ações reais e pessoais reipersecutórias usadas na lavratura de atos notariais;
 
- Pasta para arquivo dos documentos exigidos para a lavratura das escrituras de separações, reconciliações e divórcios, lavradas nos termos da Lei 11.441/07;
 
- Pasta para arquivo dos documentos exigidos para lavratura das escrituras de inventários e partilhas, lavradas nos termos da Lei 11.441/07;


CLASSIFICADORES RECOMENDÁVEIS
 

- Pasta para arquivamento de certificados de garantia do serviço de microfilmagem de documentos, expedidos pela empresa prestadora do serviço;
 
- Pasta para arquivamento das guias de contribuição patronal anual (SINOREG);
 
- Pasta para arquivamento dos requerimentos ao Juiz Corregedor, para arquivos de pedidos que concernem ao aumento da folha de salários quando o responsável pelo serviço for preposto designado;
 
- Pasta para arquivamento das mensagens e solicitações (Poupatempo) relativos a pedidos de certidões via INTRANET;
 
- Pasta para arquivamento de Portarias e Títulos/Nomeações dos Juizes de Casamentos e suplentes;
 
- Pasta para arquivamento das certidões e/ou atestados anuais de freqüência dos funcionários estatutários, incluindo o Delegado. Podendo imprimir e arquivar do relatório do mês anterior (mensalmente), uma vez que o Portal Extrajudicial permite gerar o relatório mês a mês;
 
- Pasta para arquivamento das Portarias de Autorização e Nomeação de Substitutos;
 
- Pasta para arquivamento de atos administrativos ou normativos da serventia;
 
- Pasta para arquivamento de cópia da Relação Anual de Informações Sociais ¿ RAIS;
 
- Pasta para arquivamento de papéis referentes à situação jurídica da Serventia (Comprovante do C.N.P.J. e documentos comprovando a alteração do responsável da Serventia junto a Receita Federal);
 
- Pasta para arquivamento das publicações do Regimento de Custas (tabela) pela Imprensa Oficial, a qual sua cópia deve estar afixada em lugar visível na Serventia;
 
- Pasta para arquivamento de termos de Tutelas e Curatela utilizados na Serventia para a lavratura de atos de sua competência;
 
- Pasta para arquivamento de normas referente a ITBI. expedidas pelas Prefeituras da comarca;
 
- Pasta para arquivamento de notícias referentes a extravio e/ou falsificação de CNDs;
 
- Pasta para arquivamento das autorizações dadas pelo MM. Juiz Corregedor para incineração de selos de autenticidades antigos (sobras de selos que não foram utilizados no prazo de sua vigência);
 
- Pasta para arquivamento das comunicações ao I.B.G.E., referente as comunicações (trimestral) de lavratura de escrituras de separações e divórcios (Lei 11.441/07). O Tabelião deve encaminhar a comunicação, mesmo não existindo, ainda, norma impondo sua obrigatoriedade, pois os Ofícios Judiciais já encaminham trimestralmente as informações e com certeza deverá ser editada norma neste sentido.


NOÇÕES COMPLEMENTARES

As unidades devem cuidar para que suas instalações sejam satisfatórias, não descuidando do mínimo conforto aos usuários, provendo-os de lugares para espera com assentos suficientes, banheiros e local para atendimento preferencial de idosos, deficientes físicos, gestantes e mulheres portando crianças de colo.

Devem ainda manter visíveis as tabelas de custas, conservar suporte para hasteamento de bandeira.

Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo
Praça João Mendes, 52 - conj. 1102 - 11º andar - Centro - São Paulo - SP - CEP 01501-000
Fone: (55 11) 3293-1535 - Fax: (55 11) 3293-1539

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