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27 de Maio de 2019
Arpen/SP promove primeiro curso sobre gestão de cartórios em São José do Rio Preto
A Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo (Arpen/SP) promoveu no último sábado (25.05), no Hotel Ipê Park, em São José do Rio Preto, o primeiro curso de gestão de cartórios de 2019 para um público de cerca de 70 pessoas. A palestrante foi a pesquisadora, consultora e especialista em treinamento gerencial de cartórios pela TAC7, Talita Caldas.
A abertura do evento foi realizada pelo diretor da regional de São José do Rio Preto, Matheus Bressani Barbosa, que destacou a importância deste tema para a região. “Gestão para cartórios é um tema de extrema importância para o momento atual, onde as serventias se tornaram Ofícios da Cidadania e, mais do que nunca, precisam se mostrar produtivos para atender aos novos requisitos da população”, destacou.
Talita Caldas contou que a ideia de focar na experiência para os cartórios partiu do momento que percebeu que não existia nenhuma literatura que abordasse a parte de gestão de RH e financeiro de um cartório.
"Vocês são aprovados em um concurso extremamente concorrido, assumem uma serventia, mas grande parte dos ingressos não tem noção de gestão financeira, e identifiquei esta lacuna numa simples pesquisa. Foi quando me propus a começar este projeto para ajudar as serventias”, disse.
Para exemplificar sua fala, a consultora mostrou que, em sua pesquisa de campo feita desde 2015, entrevistando o maior número de cartórios possíveis, foi detectado que:
98% dos titulares fazem controle financeiro, entretanto de uma maneira informal;
87% querem monitorar os resultados de perto;
84% tem dificuldade de definir indicadores de desempenho;
83% tem dificuldade de envolver a equipe;
83% dos oficiais têm dificuldade de encontrar tempo;
78% gostariam de encontrar formas de reduzir custos da serventia;
75% desconhecem o que é planejamento estratégico;
74% tem dificuldade em analisar resultado;
46% ainda não buscam melhores práticas administrativas.
Identificado o problema, Talita Caldas começou suas sugestões de melhorias citando o Provimento nº 79 do Conselho Nacional de Justiça, que estabelece metas para o extrajudicial, e que os cartórios precisam se atualizar. “A normativa está aí, e os cartórios não podem mais pensar que o termo gerenciamento e produtividade é exclusividade de multinacionais”, afirmou a especialista, que complementou que o Prêmio de Qualidade Total da Anoreg/BR é uma ferramenta importante para se alcançar a excelência nas serventias, mas que isso precisa ser uma constante.
Na sequência, foram expostas diversas ferramentas de Key Performance Indicator (KPI), que é uma Dashboard (painéis que mostram métricas e indicadores) que auxilia para mostrar onde o cartório pretende chegar, otimizando tempo e recursos. Entre elas, o Google Meu Negócio, que segundo a palestrante é a ferramenta mais importante que uma serventia pode ter para se relacionar com o cliente, pois ele estabelece um canal acessível e direto entre as partes, e a Bizagi, sendo este também usado pelo Conselho Nacional de Justiça para modelagem dos processos de trabalho.
Após realizar mapeamento de todas as unidades de dentro do conselho, a ferramenta identifica os gargalos que possam ser equacionados, sugerindo melhoria de fluxos e redesenho organizacional.
MVV, Análise SWOT e reunião semanal
Talita Caldas também esclareceu que é necessário pensar para o cartório, e embutir isso aos seus funcionários, a ideia de Missão, Visão e Valores, para que na sequência, numa espécie de pirâmide, sejam feitas demais questões, como o Balanced Scorecard:
Ao abordar o assunto, a palestrante explicou o que seriam cada um desses pontos: Valores: O que é importante para nós?; Missão: Por que nós existimos?; Visão: O que queremos ser?; Estratégia: Como faremos?; Balanced Scorecard: Indicadores e metas para objetivos estratégicos; Elaboração de indicadores e metas: Como mensuraremos e em quanto tempo; Atingir resultados: Cumprimento do que foi previsto.
Estipuladas estas métricas, foi sugerido que a serventia realize reuniões semanais com seus funcionários, para que juntos possam fazer a análise SWOT (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), para que assim possam sempre manter a equipe coesa e ciente do que é preciso aprimorar.
“Por que é importante fazer análise SWOT? Por exemplo: meu cartório possui um software que me dá um relatório 24/7 das despesas? Não? Então eis aí um ponto onde o cartório pode melhorar, ou então se o computador de um funcionário está desatualizado, é notório que a máquina ficará mais lenta, e isso atrapalhará em sua produtividade”, dissertou Talita.
Por fim, sua aula foi encerrada com mais uma dica sobre como melhor organizar o fluxo de gerenciamento da serventia. “Trabalhe com indicadores de desempenho que tenha: Metas mensuráveis, análises setoriais e revisados em intervalos regulares, alinhados com Missão, Visão e Valores da empresa, e tudo sempre muito bem documentado, porque só é dono quem registra”, finalizou.
A abertura do evento foi realizada pelo diretor da regional de São José do Rio Preto, Matheus Bressani Barbosa, que destacou a importância deste tema para a região. “Gestão para cartórios é um tema de extrema importância para o momento atual, onde as serventias se tornaram Ofícios da Cidadania e, mais do que nunca, precisam se mostrar produtivos para atender aos novos requisitos da população”, destacou.
Talita Caldas contou que a ideia de focar na experiência para os cartórios partiu do momento que percebeu que não existia nenhuma literatura que abordasse a parte de gestão de RH e financeiro de um cartório.
"Vocês são aprovados em um concurso extremamente concorrido, assumem uma serventia, mas grande parte dos ingressos não tem noção de gestão financeira, e identifiquei esta lacuna numa simples pesquisa. Foi quando me propus a começar este projeto para ajudar as serventias”, disse.
Para exemplificar sua fala, a consultora mostrou que, em sua pesquisa de campo feita desde 2015, entrevistando o maior número de cartórios possíveis, foi detectado que:
98% dos titulares fazem controle financeiro, entretanto de uma maneira informal;
87% querem monitorar os resultados de perto;
84% tem dificuldade de definir indicadores de desempenho;
83% tem dificuldade de envolver a equipe;
83% dos oficiais têm dificuldade de encontrar tempo;
78% gostariam de encontrar formas de reduzir custos da serventia;
75% desconhecem o que é planejamento estratégico;
74% tem dificuldade em analisar resultado;
46% ainda não buscam melhores práticas administrativas.
Identificado o problema, Talita Caldas começou suas sugestões de melhorias citando o Provimento nº 79 do Conselho Nacional de Justiça, que estabelece metas para o extrajudicial, e que os cartórios precisam se atualizar. “A normativa está aí, e os cartórios não podem mais pensar que o termo gerenciamento e produtividade é exclusividade de multinacionais”, afirmou a especialista, que complementou que o Prêmio de Qualidade Total da Anoreg/BR é uma ferramenta importante para se alcançar a excelência nas serventias, mas que isso precisa ser uma constante.
Na sequência, foram expostas diversas ferramentas de Key Performance Indicator (KPI), que é uma Dashboard (painéis que mostram métricas e indicadores) que auxilia para mostrar onde o cartório pretende chegar, otimizando tempo e recursos. Entre elas, o Google Meu Negócio, que segundo a palestrante é a ferramenta mais importante que uma serventia pode ter para se relacionar com o cliente, pois ele estabelece um canal acessível e direto entre as partes, e a Bizagi, sendo este também usado pelo Conselho Nacional de Justiça para modelagem dos processos de trabalho.
Após realizar mapeamento de todas as unidades de dentro do conselho, a ferramenta identifica os gargalos que possam ser equacionados, sugerindo melhoria de fluxos e redesenho organizacional.
MVV, Análise SWOT e reunião semanal
Talita Caldas também esclareceu que é necessário pensar para o cartório, e embutir isso aos seus funcionários, a ideia de Missão, Visão e Valores, para que na sequência, numa espécie de pirâmide, sejam feitas demais questões, como o Balanced Scorecard:
Ao abordar o assunto, a palestrante explicou o que seriam cada um desses pontos: Valores: O que é importante para nós?; Missão: Por que nós existimos?; Visão: O que queremos ser?; Estratégia: Como faremos?; Balanced Scorecard: Indicadores e metas para objetivos estratégicos; Elaboração de indicadores e metas: Como mensuraremos e em quanto tempo; Atingir resultados: Cumprimento do que foi previsto.
Estipuladas estas métricas, foi sugerido que a serventia realize reuniões semanais com seus funcionários, para que juntos possam fazer a análise SWOT (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), para que assim possam sempre manter a equipe coesa e ciente do que é preciso aprimorar.
“Por que é importante fazer análise SWOT? Por exemplo: meu cartório possui um software que me dá um relatório 24/7 das despesas? Não? Então eis aí um ponto onde o cartório pode melhorar, ou então se o computador de um funcionário está desatualizado, é notório que a máquina ficará mais lenta, e isso atrapalhará em sua produtividade”, dissertou Talita.
Por fim, sua aula foi encerrada com mais uma dica sobre como melhor organizar o fluxo de gerenciamento da serventia. “Trabalhe com indicadores de desempenho que tenha: Metas mensuráveis, análises setoriais e revisados em intervalos regulares, alinhados com Missão, Visão e Valores da empresa, e tudo sempre muito bem documentado, porque só é dono quem registra”, finalizou.
