A Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo (Arpen/SP)e o Colégio Notarial do Brasil - Seção São Paulo (CNB-SP) divulgam orientações conjuntas sobre o Provimento nº 31/2013, publicado pela Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo (CGJ-SP) para autorizar a emissão de cartas de sentença pelas serventias extrajudiciais.

Leia abaixo a orientação na íntegra:

ORIENTAÇÕES CONJUNTAS DO COLÉGIO NOTARIAL DO BRASIL – SEÇÃO SÃO PAULO E DA ASSOCIAÇÃO DOS REGISTRADORES DE PESSOAS NATURAIS SOBRE O PROVIMENTO DA EGRÉGIA CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO Nº 31/2013

I – Da solicitação

1. O advogado levará o processo judicial em meio físico ou acessará em meio virtual o processo eletrônico perante um Tabelião de Notas, um Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais ou seus prepostos autorizados, solicitando a formação da carta de sentença;

2. Sugere-se que o usuário preencha um requerimento (Anexo I), indicando quais peças deseja autenticar. As folhas indicadas para autenticação deverão ser conferidas pelo Tabelião de Notas, Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais ou seus prepostos autorizados, que deverão confrontá-las com a lista dos documentos indicados no provimento, alertando o interessado sobre a necessidade de autenticação de documentos essenciais que não foram indicados pelo advogado.

2.1. O Tabelião de Notas, o Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais ou seus prepostos autorizados deverão conferir as informações constantes do requerimento, datando e assinando o protocolo de recebimento do processo em meio físico ou acessado em meio digital. Sugere-se que o requerimento seja copiado duas vezes (uma via arquivada em pasta própria e outra anexada ao processo judicial), entregando-se a via original ao usuário.

II – Do prazo

3. A carta de sentença deverá ser formalizada no prazo máximo de 5 (cinco) dias, contados da solicitação do interessado e da entrega dos autos originais do processo judicial, ou do acesso ao processo judicial eletrônico.

III – Da devolução do processo físico ao advogado

4. O processo físico deve ser devolvido para o advogado mediante protocolo. Sugere-se que a entrega somente seja feita ao advogado ou pessoa por ele nomeada, mediante entrega da via “original” do requerimento, anotando-se a data de devolução do processo e assinatura de quem o retirou.

IV – Da extração da carta de sentença

5. O Tabelião de Notas, o Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais ou seus prepostos autorizados farão a separação das peças da carta de sentença, verificando os termos dos itens 214, 215 e 216 do provimento, abaixo reproduzidos, e as peças indicadas pelo advogado:

214. Todas as cartas de sentença deverão conter, no mínimo, cópias das seguintes peças:

I – sentença ou decisão a ser cumprida;

II – certidão de transcurso de prazo sem interposição de recurso (trânsito em julgado), ou certidão de interposição de recurso recebido sem efeito suspensivo;

III – procurações outorgadas pelas partes;

IV – outras peças processuais que se mostrem indispensáveis ou úteis ao cumprimento da ordem, ou que tenham sido indicadas pelo interessado.

215. Em se tratando de inventário, sem prejuízo das disposições do artigo 1.027 do Código de Processo Civil, o formal de partilha deverá conter, ainda, cópias das seguintes peças:

I – petição inicial;

II – decisões que tenham deferido o benefício da assistência judiciária gratuita;

III – certidão de óbito;

IV – plano de partilha;

V – termo de renúncia, se houver;

VI – escritura pública de cessão de direitos hereditários, se houver;

VII – auto de adjudicação, assinado pelas partes e pelo juiz, se houver;

VIII – manifestação da Fazenda do Estado de São Paulo, pela respectiva Procuradoria, acerca do recolhimento do Imposto Sobre Transmissão de Bens Imóveis Causa Mortis e Doações (ITCMD), bem sobre eventual doação de bens a terceiros, e sobre eventual recebimento de quinhões diferenciados entre os herdeiros, nos casos em que não tenha havido pagamento da diferença em dinheiro;

IX – manifestação do Município, pela respectiva Procuradoria, se o caso, acerca do recolhimento do Imposto Sobre Transmissão de Bens Imóveis Inter Vivos, e sobre eventual pagamento em dinheiro da diferença entre os quinhões dos herdeiros, e sobre a incidência do tributo;

X – sentença homologatória da partilha;

XI – certidão de transcurso de prazo sem interposição de recurso (trânsito em julgado).

216. Em se tratando separação ou divórcio, a carta de sentença deverá conter, ainda, cópia das seguintes peças:

I – petição inicial;

II – decisões que tenham deferido o benefício da assistência judiciária gratuita;

III – plano de partilha;

IV – manifestação da Fazenda do Estado de São Paulo, pela respectiva Procuradoria, acerca da incidência e do recolhimento do Imposto Sobre Transmissão de Bens Imóveis Causa Mortis e Doações (ITCMD), bem sobre eventual doação de bens a terceiros, e sobre eventual recebimento de quinhões diferenciados entre os herdeiros, nos casos em que não tenha havido pagamento da diferença em dinheiro;

V – manifestação do Município, pela respectiva Procuradoria, se o caso, acerca da incidência e recolhimento do Imposto Sobre Transmissão de Bens Imóveis Inter Vivos, e sobre eventual pagamento em dinheiro da diferença entre os quinhões dos herdeiros, e sobre a incidência do tributo;

VI – sentença homologatória;

VII – certidão de transcurso de prazo sem interposição de recurso (trânsito em julgado).

6. Feita a seleção dos documentos, as cópias deverão ser autenticadas, autuadas, numeradas e rubricadas, de modo a assegurar ao executor da ordem ou ao destinatário do título não ter havido acréscimo, subtração ou substituição de peças.

7. Em seguida, o Tabelião de Notas, o Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais ou seus substitutos legais, deverão subscrever os termos de abertura e de encerramento da carta de sentença (Anexo II), os quais serão impressos em papel de segurança utilizado para expedição de traslados e certidões notariais.

8. O termo de abertura deverá conter a relação dos documentos autenticados e o termo de encerramento informará o número de páginas da carta de sentença, excluindo-se da contagem o termo de abertura e de encerramento.

9. Para formação da carta de sentença em meio físico extraída de processo judicial eletrônico, aplicam-se as regras acima, após a materialização dos documentos, nos termos do item 206 do Provimento CG nº 22/2013[1].

10. Para formação das cartas de sentença em meio eletrônico, deverá ser utilizado documento de formato multipágina (um documento com múltiplas páginas – PDF/A), como forma de prevenir subtração, adição ou substituição de peças e haverá necessidade de utilização da Central Notarial de Autenticação Digital (CENAD), que se encontra em fase de desenvolvimento.

V – Dos emolumentos

11. Para fins de cobrança de emolumentos, os termos de abertura e encerramento serão considerados como uma única certidão e cada cópia extraída dos autos será considerada uma autenticação.

ANEXO I

MODELO DE REQUERIMENTO PARA EXPEDIÇÃO DE CARTA DE SENTENÇA

Ilmo. Sr. ____º Tabelião de Notas/Oficial de Registro Civil de _________________________

Eu, Nome: _____________________________________________, celular nº ____________, e-mail: ___________________, portador da carteira da OAB/SP inscrição nº _________________________, venho solicitar a extração da CARTA DE SENTENÇA do processo nº _______________, da ________ Vara de _____________________, autor ______________________________________.

Autorizo (nome), (nº do documento de identidade), a retirar o processo e a Carta de Sentença.

Solicito que a Carta de Sentença seja composta das seguintes folhas do processo:

________________________________________________

São Paulo, _______ de ______________ de 201_

____________________________

(assinatura)

Recebi o processo em ___/____/______

Assinatura e carimbo

TABELIAO/OFICIAL Escrevente

Retirei o processo em ___/____/______

Assinatura do advogado

ANEXO II

MODELO DE TERMO DE ABERTURA E DE ENCERRAMENTO

TERMO DE ABERTURA

NOME, Tabelião de Notas/Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais de ____, na forma da lei, CERTIFICA, nos termos dos itens 213 a 218, da Seção XII, do Cap. XIV, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo, que a presente CARTA DE SENTEÇA foi extraída dos autos da Ação ________, processo de número nº ___, da ___ Vara ___ da Comarca ___ do Estado de ______, contém os seguintes documentos: _____. De tudo dou fé. CIDADE, DIA/MÊS/ANO (EXTENSO). Eu, _______________________________ (NOME DO ESCREVENTE), escrevente, extraí e conferi. Eu, ________________________(NOME – TABELIÃO/OFICIAL OU SUBSTITUTO), conferi, subscrevo e assino.

_______________________

NOME

TABELIÃO ou OFICIAL DE REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS

TERMO DE ENCERRAMENTO

NOME, Tabelião de Notas/Oficial de Registro Civil de Pessoas Naturais de ____, na forma da lei, CERTIFICA, nos termos dos itens 213 a 218, da Seção XII, do Cap. XIV, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo, que a presente CARTA DE SENTEÇA foi extraída dos autos da Ação ________, processo de número nº ___, da ___ Vara ___ da Comarca ___o Estado de ______ e é composta por X (extenso) folha(s), anexa(s) devidamente numeradas e rubricadas.

De tudo dou fé. CIDADE, DIA/MÊS/ANO (EXTENSO). Eu, _______________________________ (NOME DO ESCREVENTE), escrevente, extraí e conferi. Eu, ________________________(NOME – TABELIÃO/OFICIAL OU SUBSTITUTO), conferi, subscrevo e assino.

_______________________

NOME

TABELIÃO OU OFICIAL DE REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS

[1] A materialização de documentos poderá ser realizada por Tabelião de Notas ou Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais que detenha atribuição notarial, bem como por seus prepostos autorizados, por meio da impressão integral, aposição da data e hora da autenticação, indicação do site de confirmação (quando aplicável), inserção de informação sobre a verificação da assinatura digital ou outro meio de confirmação, e aplicação do selo de autenticidade de documento eletrônico.