Os Cartórios realizam milhões de atos gratuitos todos os anos, assegurando cidadania, inclusão social e economia de recursos públicos por meio de um modelo eficiente e sustentável.

Numa democracia moderna, existir perante o Estado começa com um documento: a certidão de nascimento. Sem ela, a pessoa encontra barreiras em cascata, matrícula escolar, acesso a benefícios sociais, trabalho formal, emissão de documentos, atendimento regular em serviços públicos. Essa lógica é reconhecida inclusive por órgãos do Judiciário: para o coordenador da Semana Nacional do Registro Civil – Registre-se! no Tocantins, juiz Auxiliar da CGJUS, Esmar Custódio Vêncio Filho, o projeto cumpriu com o objetivo de promover a atenção às pessoas em situação de vulnerabilidade social e econômica e superou as expectativas. “Conseguimos atender a uma questão fundamental para o exercício pleno da cidadania ao abordar a questão crucial da emissão de certidões de nascimento. Durante nossas interações com as pessoas beneficiadas, ficou evidente a necessidade que elas tinham de obter uma segunda via desses documentos para acessar oportunidades de emprego, obter uma carteira de trabalho ou mesmo solicitar uma nova carteira de identidade (RG)”, avaliou.

O Brasil reduziu fortemente o sub-registro nas últimas décadas, mas o problema não desapareceu por completo, e, quando persiste, costuma se concentrar em populações com maiores obstáculos de acesso (distância, pobreza, desinformação, rupturas familiares, situação de rua, sistema prisional, populações tradicionais). O diagnóstico “Políticas Sociais: acompanhamento e análise” do Ipea, ao analisar a mobilização nacional pelo registro civil, registrou que o índice de crianças sem registro após o primeiro ano de vida caiu (de patamares muito altos no início dos anos 2000), mas também apontou que o sub-registro pode persistir até a vida adulta, com estimativas de 2,7 milhões de brasileiros adultos sem registro de nascimento.

Vale ressaltar que atos vitais como registros de nascimento e óbito são gratuitos para o cidadão, e a conta não vai para o orçamento público. A gratuidade é sustentada pelos próprios Cartórios de Registro Civil, por mecanismos de compensação e subsídios cruzados previstos em lei.

Quais atos são gratuitos e onde isso está escrito

A gratuidade, no Brasil, tem camadas legais: uma base constitucional e uma regulamentação infraconstitucional que ampliou o alcance e detalhou como o sistema deve se sustentar.

A Lei nº 10.169/2000 (Lei Federal de Emolumentos) determina aos estados e ao Distrito Federal criarem formas de compensação aos registradores civis pelos atos gratuitos e estabelece um ponto-chave para esta pauta: essa compensação não pode gerar ônus para o Poder Público.

Na prática, os principais atos que aparecem de maneira recorrente como “gratuidade essencial” são:

• O registro civil de nascimento e o registro de óbito, com emissão da primeira certidão, cuja gratuidade foi consolidada por legislação federal específica (Lei nº 9.534/1997, frequentemente citada como marco de universalização da gratuidade para esses atos vitais).

• A gratuidade para pessoas reconhecidamente pobres de atos ligados ao exercício de direitos fundamentais (como certidões e procedimentos específicos do registro civil, além de hipóteses relacionadas ao casamento civil), amparada no texto constitucional e em regulamentações correlatas que cartórios e associações do setor costumam compilar para orientação.

É importante notar um detalhe técnico que costuma gerar confusão no debate público: gratuito para o cidadão não significa “sem custo”, significa que o custo não é cobrado diretamente do usuário naquele ato.

Como o sistema financia a gratuidade sem virar despesa pública

O modelo brasileiro de serviços extrajudiciais parte de um desenho constitucional: serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do poder público (art. 236), e são regulamentados pela Lei nº 8.935/1994, que define a natureza e os fins desses serviços e a lógica de sua organização.

A engrenagem financeira se apoia, de forma geral, em três pilares:

Primeiro: emolumentos pagos em atos não gratuitos, que sustentam a estrutura (pessoal, instalações, sistemas) e, dependendo do estado,  alimentam fundos e mecanismos redistributivos. O próprio material institucional de transparência do setor enfatiza que os Cartórios não são remunerados pelo Tesouro, arcando com custos da operação (e, quando existe ressarcimento, ele se dá dentro do arranjo setorial).

Segundo: fundos e contas de compensação (muitas vezes estaduais) que redistribuem recursos para cobrir gratuidades e, em várias localidades, também complementam renda mínima de serventias deficitárias, justamente porque em muitos municípios pequenos o volume de atos pagos não sustenta o serviço. 

Terceiro: a própria Lei nº 10.169/2000 torna explícito que a forma de compensação deve ser criada pelos entes locais, mas sem transferir a conta ao orçamento público, a redação é direta ao vedar que isso gere gastos para o Poder Público.

Na prática, atos vitais à cidadania, como registros de nascimentos e óbito, são realizados pelos Cartórios brasileiros sem custo direto para o cidadão e sem despesas para o Estado: o pagamento existe, mas circula dentro do próprio ecossistema de emolumentos e fundos, com regras locais e fiscalização.

Cartório em Números: o tamanho da gratuidade em dados

A publicação Cartório em Números se posiciona como o “raio-x” estatístico do sistema extrajudicial e, nos últimos anos, tem sido usada como fonte para dimensionar atos gratuitos e impactos.

A 6ª edição do relatório apontou que os Cartórios de Registro Civil de Pessoas Naturais realizaram mais de 208,6 milhões de atos gratuitos relacionados a registros e emissões de certidões de nascimento e óbito (período contemplado: 1998 a 2024). Já a 7º e última edição publicada do relatório apontou um número ainda maior: mais de 215 milhões de atos gratuitos, reforçando a ideia de continuidade e crescimento da série histórica.

O relatório também destaca os totais separados para registros de nascimento e de óbito, evidenciando a escala do que está sendo coberto sem cobrança ao usuário: 166.798.668 (nascimentos) e 49.121.689,00 (óbitos), com base em dados da CRC Nacional.

O que esses números dizem, em linguagem simples: o Brasil mantém, por décadas, uma política de universalização do registro civil vital sem cobrança ao usuário e sem custo ao estado há milhões de brasileiros.

Impacto social visto de perto: quando um papel muda uma vida

A dimensão humana da gratuidade aparece com nitidez em mutirões e campanhas nacionais de documentação, em especial na Semana Nacional do Registro Civil – Registre-se!.

Em Palmas, depois de ter seus documentos roubados, Francisco Lourenço, de 76 anos, aproveitou o “Registre-se!” para solicitar nova via da certidão de nascimento. O aposentado fez questão de expressar gratidão pelo atendimento recebido. “Senti falta deles quando precisei dos documentos para me inscrever em um curso na Marinha; desde então venho tentando recuperá-los e essa ação põe fim a uma luta de 20 anos sem a minha certidão de nascimento”, afirmou.

Esse relato ilumina algo que dados agregados nem sempre capturam: quando o acesso a atos vitais de forma gratuita e gratuidades realizadas por mutirão, o documento emitido cumpre o seu propósito: integrar o indivíduo ao circuito de direitos.

Há ainda uma economia indireta, menos óbvia, mas relevante: o modelo extrajudicial desloca parte de demandas que, se fossem judicializadas, pressionariam o orçamento do Judiciário e o tempo do Estado. Para o corregedor-geral do foro extrajudicial do Maranhão, desembargador José Jorge Figueiredo dos Anjos, o relatório revela que os Cartórios são essenciais na oferta de serviços à sociedade e bom funcionamento do Judiciário, em razão das demandas que passam a ser resolvidas por vias alternativas, impactando na redução do acervo judicial. Ele também ressaltou a importância das corregedorias para acompanhar, aprimorar e garantir que os serviços disponíveis sejam melhorados de forma permanente.

“A melhoria do serviço extrajudicial, que também é uma responsabilidade das corregedorias, tem possibilitado caminhos alternativos e seguros para solução de inúmeras demandas sociais. Atualmente, os Cartórios constituem espaços de cidadania, garantindo direitos a cidadãs e cidadãos, por meio de serviços que antes só se buscava na Justiça. Isso tende a aprimorar todo o sistema, permitindo não apenas economia de recursos, mas um Poder Judiciário com atenção cada vez mais voltada para questões igualmente importantes, mas que são consideradas mais complexas do ponto de vista processual”, avaliou José Jorge.

O que torna o modelo sustentável, em termos de desenho, é exatamente o que a Lei nº 10.169/2000 exige: compensar gratuidades sem transformar isso em gasto público, usando mecanismos de arrecadação e redistribuição setorial. A sustentabilidade também se apoia na capilaridade: Cartórios estão espalhados por todo o território, reduzindo custos de deslocamento do cidadão e funcionando como “porta de entrada” para políticas públicas e estatísticas vitais.

Assessoria de comunicação ANOREG/BR

Fontes: TJTO, Arpen/SP, diagnóstico “Políticas Sociais: acompanhamento e análise” do Ipea, Lei 10.169, Lei 9.534, Lei 8.935.